L'audit dell'automazione: come trovare il 20% del lavoro che è l'80% dei rifiuti

Un audit di automazione è una revisione breve e strutturata che individua il piccolo insieme di attività in cui l'automazione ripaga di più. Il metodo è semplice. Elenca il lavoro ripetitivo svolto dal tuo team, quindi assegna un punteggio a ciascuna attività in base a tre cose: quanto spesso accade (volume), quanto frustra le persone o causa errori (dolore) e quanto chiaramente segue regole fisse (chiarezza delle regole). Moltiplica o classifica questi tre insieme e una manciata di compiti saliranno in cima. Queste sono le tue prime vittorie. La maggior parte dei team ritiene che un quinto delle loro attività rappresenti la maggior parte delle ore sprecate, quindi non è necessario mappare tutto. Devi trovare quel quinto, dimostrare che l'automazione funziona sul compito più semplice con punteggio elevato ed espandere un risultato che puoi già misurare. L'audit è la parte economica. Fatto onestamente, ti impedisce di automatizzare in modo costoso la cosa sbagliata.

Cos'è un audit di automazione dei processi?

Un audit di automazione dei processi è una revisione mirata di come viene effettivamente svolto il lavoro, volta a scoprire quali attività vale la pena automatizzare e quali no. Mappa l'attività ripetitiva, assegna un punteggio a ciascuna attività in base al volume, al dolore e al modo in cui è vincolata alle regole e produce un breve elenco di primi candidati classificati. È la diagnosi prima del trattamento, non una decisione sugli strumenti.

Il punto è la moderazione. L'automazione ha un costo di installazione, quindi distribuirlo in modo sottile su tutto fa sprecare denaro. Un audit concentra tale sforzo sui compiti in cui restituisce di più, che di solito si tratta di un gruppo sorprendentemente piccolo.

Come si esegue un audit di automazione, passo dopo passo?

Puoi eseguire un primo passaggio in una settimana senza acquistare nulla. I passaggi:

1. Elenca il lavoro. Siediti con ogni squadra e scrivi le attività ricorrenti che svolgono, in un linguaggio semplice. Una riga ciascuno: "abbina le fatture dei fornitori agli ordini di acquisto", "copia i moduli inviati in CRM", "compila il report del lunedì". Punta ai compiti, non a interi dipartimenti.
2. Aggiungi numeri approssimativi. Per ogni attività, annota quanto spesso si verifica e quanto tempo impiega approssimativamente. Non è necessario uno studio del tempo e del movimento. In questa fase è sufficiente un preventivo onesto da parte di chi esegue il lavoro.
3. Dai un punteggio a ogni attività. Valuta il volume, il dolore e la chiarezza delle regole (l'approccio per il punteggio è di seguito). Questo trasforma un lungo elenco in uno classificato.
4. Ordina e leggi i primi. I punteggi più alti sono i tuoi candidati. Cerca compiti frequenti, irritanti e segui regole chiare. Questi tre insieme segnalano una vittoria dell’automazione pulita.
5. Controllare l'integrità dei primi cinque. Per ciascuno, chiedi cosa potrebbe andare storto se funzionasse incustodito, di quali dati ha bisogno e chi possiede le eccezioni. Un punteggio elevato con input disordinati non è ancora pronto.
6. Scegline uno e dimostralo. Scegli l'attività più semplice con punteggio elevato, automatizza solo quella e misura il tempo restituito prima di passare a quella successiva.

Se preferisci non eseguirlo internamente, raccontaci il problema e lo mapperemo insieme a te.

Come valuti i compiti in base al volume, al dolore e alla chiarezza delle regole?

Assegna un punteggio a ciascuna attività su tre assi da 1 a 5, quindi moltiplicalo per un singolo numero di priorità. Moltiplicare (piuttosto che aggiungere) è intenzionale. Un compito merita l'automazione solo quando sono presenti tutti e tre, e la moltiplicazione punisce un punteggio debole su qualsiasi asse.

Asse	Cosa misura	Punteggio 1 (basso)	Punteggio 5 (alto)
Volume	La frequenza con cui viene eseguita l'attività	Un paio di volte al mese	Molte volte al giorno
Dolore	Tasso di errore, ritardo, frustrazione	Lieve fastidio	Errori costosi, scadenze mancate
Chiarezza delle regole	Quanto è fissa ed esplicita la logica	Giudizio pesante ogni volta	Ogni volta le stesse regole chiare

Priorità = Volume x Dolore x Chiarezza della regola, dando un punteggio compreso tra 1 e 125.

Un compito con un punteggio di 5 x 5 x 5 (volume elevato, vera difficoltà, regole chiare) è una ovvia prima vittoria. Un compito ad alto volume e doloroso ma che ottiene un punteggio di 1 sulla chiarezza delle regole (richiede ogni volta il giudizio umano) non è una buona soluzione e la moltiplicazione lo rende chiaro invece di lasciare che un punteggio ad alto volume lo nasconda. Questa è la trappola per evitare che l’audit sia costruito: automatizzare qualcosa di frequente e fastidioso che in realtà dipende dal pensiero della persona ogni volta.

Perché concentrarsi sul 20% del lavoro?

Perché raramente i rifiuti vengono distribuiti in modo uniforme. Nella maggior parte delle operazioni, un numero limitato di attività assorbe la maggior parte delle ore evitabili: lo stesso modulo riscritto centinaia di volte, la stessa riconciliazione eseguita ogni mattina, lo stesso report assemblato a mano ogni settimana. Si tratta di volumi elevati e vincolati a regole, che è esattamente ciò che l'automazione gestisce bene.

Inseguire la lunga coda di compiti una tantum brucia sforzi per un piccolo ritorno e spesso fallisce, perché i compiti rari tendono ad essere quelli pesanti in termini di giudizio. Il compito dell'audit è tenerti fuori da quella coda. Spendi il tuo primo progetto su un'attività in cima all'elenco, spediscilo, misura le ore restituite e lascia che quel risultato finanzi quello successivo. Questa è la disciplina fondamentale alla base di qualsiasi programma di automazione dei processi aziendali: sequenza in base alle prove, non all'entusiasmo.

Il pratico asporto

Non è necessario uno studio di sei settimane per iniziare. Elenca il lavoro ricorrente, assegna un punteggio a ciascuna attività in base al volume, al dolore e alla chiarezza delle regole, moltiplica i tre e leggi la parte superiore dell'elenco. Quindi automatizza un'attività, misura ciò che restituisce ed espandi da lì. L'audit è economico e il punteggio è volutamente brusco. Il suo unico compito è impedirti di spendere soldi veri automatizzando il quinto sbagliato del lavoro.