Ο έλεγχος αυτοματισμού: πώς να βρείτε το 20% της εργασίας που είναι το 80% των απορριμμάτων

Ο έλεγχος αυτοματισμού είναι μια σύντομη, δομημένη ανασκόπηση που εντοπίζει το μικρό σύνολο εργασιών όπου ο αυτοματισμός αποδίδει τα περισσότερα. Η μέθοδος είναι απλή. Καταγράψτε την επαναλαμβανόμενη εργασία που κάνει η ομάδα σας και, στη συνέχεια, βαθμολογήστε κάθε εργασία σε τρία πράγματα: πόσο συχνά συμβαίνει (όγκος), πόσο απογοητεύει τους ανθρώπους ή προκαλεί λάθη (πόνος) και πόσο σαφώς ακολουθεί σταθερούς κανόνες (σαφήνεια κανόνων). Πολλαπλασιάστε ή κατατάξτε αυτά τα τρία μαζί και μερικές εργασίες ανεβαίνουν στην κορυφή. Αυτές είναι οι πρώτες σου νίκες. Οι περισσότερες ομάδες διαπιστώνουν ότι το ένα πέμπτο των εργασιών τους αντιπροσωπεύει το μεγαλύτερο μέρος των χαμένων ωρών, επομένως δεν χρειάζεται να χαρτογραφήσετε τα πάντα. Πρέπει να βρείτε αυτό το πέμπτο, να αποδείξετε ότι η αυτοματοποίηση λειτουργεί στην πιο εύκολη εργασία με υψηλή βαθμολογία και να επεκταθείτε από ένα αποτέλεσμα που μπορείτε ήδη να μετρήσετε. Ο έλεγχος είναι το φθηνό κομμάτι. Με ειλικρίνεια, σας εμποδίζει να αυτοματοποιήσετε ακριβά το λάθος πράγμα.

Τι είναι ο έλεγχος αυτοματισμού διαδικασιών;

Ένας έλεγχος αυτοματοποίησης διαδικασιών είναι μια εστιασμένη ανασκόπηση του τρόπου με τον οποίο γίνεται στην πραγματικότητα η εργασία, με στόχο να βρει ποιες εργασίες αξίζει να αυτοματοποιηθούν και ποιες όχι. Αντιστοιχίζει την επαναλαμβανόμενη δραστηριότητα, βαθμολογεί κάθε εργασία ανά όγκο, πόνο και πόσο δεσμευμένη είναι από κανόνες και δημιουργεί μια σύντομη, κατάταξη λίστα με τους πρώτους υποψηφίους. Είναι διάγνωση πριν από τη θεραπεία, όχι εργαλειακή απόφαση.

Το θέμα είναι η αυτοσυγκράτηση. Ο αυτοματισμός έχει κόστος εγκατάστασης, επομένως η διάδοσή του σε λεπτή μορφή σε όλα σπαταλά χρήματα. Ένας έλεγχος επικεντρώνει αυτή την προσπάθεια στα καθήκοντα όπου αποδίδει τα περισσότερα, τα οποία είναι συνήθως μια εκπληκτικά μικρή ομάδα.

Πώς εκτελείτε έναν έλεγχο αυτοματισμού, βήμα προς βήμα;

Μπορείτε να εκτελέσετε ένα πρώτο πάσο σε μια εβδομάδα χωρίς να αγοράσετε τίποτα. Τα βήματα:

1. Καταγράψτε την εργασία. Καθίστε με κάθε ομάδα και γράψτε τις επαναλαμβανόμενες εργασίες που κάνουν, σε απλή γλώσσα. Μία γραμμή η καθεμία: "αντιστοιχίστε τιμολόγια προμηθευτών με παραγγελίες αγοράς", "αντιγράψτε τις υποβολές φόρμας στο CRM", "σύνταξη της αναφοράς της Δευτέρας". Στοχεύστε σε καθήκοντα, όχι ολόκληρα τμήματα.
2. Προσθέστε πρόχειρους αριθμούς. Για κάθε εργασία, σημειώστε πόσο συχνά συμβαίνει και πόσο περίπου χρόνο χρειάζεται. Δεν χρειάζεστε μελέτη χρόνου και κίνησης. Μια ειλικρινής εκτίμηση από το άτομο που κάνει τη δουλειά είναι αρκετή σε αυτή τη φάση.
3. Βαθμολογήστε κάθε εργασία. Βαθμολογήστε τον όγκο, τον πόνο και τη σαφήνεια των κανόνων (η προσέγγιση βαθμολόγησης είναι παρακάτω). Αυτό μετατρέπει μια μακρά λίστα σε μια κατάταξη.
4. Ταξινομήστε και διαβάστε την κορυφή. Οι υψηλότερες βαθμολογίες είναι οι υποψήφιοι σας. Ψάξτε για εργασίες που είναι συχνές, εκνευριστικές και ακολουθούν σαφείς κανόνες. Αυτά τα τρία μαζί σηματοδοτούν μια καθαρή νίκη αυτοματισμού.
5. Σωστή-ελέγξτε τα πέντε κορυφαία. Για καθεμία, ρωτήστε τι θα μπορούσε να πάει στραβά αν λειτουργούσε χωρίς επίβλεψη, ποια δεδομένα χρειάζεται και σε ποιον ανήκουν οι εξαιρέσεις. Μια υψηλή βαθμολογία με ακατάστατες εισαγωγές δεν είναι ακόμη έτοιμη.
6. Διαλέξτε ένα και αποδείξτε το. Επιλέξτε την πιο εύκολη εργασία με υψηλή βαθμολογία, αυτοματοποιήστε την μόνη της και μετρήστε το χρόνο που σας δίνει πριν αγγίξετε την επόμενη.

Εάν προτιμάτε να μην το εκτελέσετε εσωτερικά, πείτε μας το πρόβλημα και θα το χαρτογραφήσουμε μαζί σας.

Πώς βαθμολογείτε τις εργασίες κατά όγκο, πόνο και σαφήνεια κανόνων;

Βαθμολογήστε κάθε εργασία σε τρεις άξονες από το 1 έως το 5 και, στη συνέχεια, πολλαπλασιάστε για έναν μόνο αριθμό προτεραιότητας. Ο πολλαπλασιασμός (και όχι η πρόσθεση) είναι σκόπιμος. Μια εργασία αξίζει τον αυτοματισμό μόνο όταν υπάρχουν και οι τρεις, και ο πολλαπλασιασμός τιμωρεί μια αδύναμη βαθμολογία σε οποιονδήποτε άξονα.

Άξονας	Τι μετράει	Βαθμολογία 1 (χαμηλή)	Βαθμολογία 5 (υψηλή)
Τόμος	Πόσο συχνά εκτελείται η εργασία	Μερικές φορές το μήνα	Πολλές φορές την ημέρα
Πόνος	Ποσοστό σφάλματος, καθυστέρηση, απογοήτευση	Ήπια ενόχληση	Λάθη δαπανηρά, χαμένες προθεσμίες
Σαφήνεια κανόνα	Πόσο σταθερή και σαφής είναι η λογική	Βαριά κρίση κάθε φορά	Ίδιοι σαφείς κανόνες κάθε φορά

Προτεραιότητα = Τόμος x Πόνος x Σαφήνεια κανόνα, δίνοντας βαθμολογία μεταξύ 1 και 125.

Μια εργασία με βαθμολογία 5 x 5 x 5 (υψηλή ένταση, πραγματικός πόνος, σαφείς κανόνες) είναι μια προφανής πρώτη νίκη. Μια εργασία με μεγάλη ένταση και επίπονη, αλλά βαθμολογείται με 1 στη σαφήνεια των κανόνων (χρειάζεται ανθρώπινη κρίση κάθε φορά) δεν ταιριάζει καλά και ο πολλαπλασιασμός το καθιστά σαφές αντί να αφήνει μια υψηλή βαθμολογία τόμου να το κρύψει. Αυτή είναι η παγίδα που έχει χτιστεί για να αποφύγει ο έλεγχος: αυτοματοποίηση κάτι συχνό και ενοχλητικό που στην πραγματικότητα εξαρτάται από το άτομο που σκέφτεται κάθε φορά.

Γιατί να επικεντρωθείτε στο 20% της δουλειάς;

Επειδή τα απόβλητα σπάνια κατανέμονται ομοιόμορφα. Στις περισσότερες λειτουργίες, ένας μικρός αριθμός εργασιών απορροφά τις περισσότερες από τις ώρες που μπορούν να αποφευχθούν: η ίδια φόρμα πληκτρολογήθηκε ξανά εκατοντάδες φορές, η ίδια συμφωνία συμφιλίωσης εκτελείται κάθε πρωί, η ίδια αναφορά που συντάσσεται με το χέρι κάθε εβδομάδα. Αυτά είναι μεγάλης έντασης και δεσμεύονται από κανόνες, κάτι που είναι ακριβώς αυτό που χειρίζεται καλά ο αυτοματισμός.

Το να κυνηγάς τη μεγάλη ουρά των μεμονωμένων εργασιών καταστρέφει την προσπάθεια για μικρή απόδοση και συχνά αποτυγχάνει, επειδή οι σπάνιες εργασίες τείνουν να είναι οι βαριές για την κρίση. Η δουλειά του ελέγχου είναι να σας κρατήσει μακριά από αυτή την ουρά. Ξοδέψτε το πρώτο σας έργο σε μια εργασία στην κορυφή της λίστας, στείλτε την, μετρήστε τις ώρες που επιστρέφονται και αφήστε αυτό το αποτέλεσμα να χρηματοδοτήσει την επόμενη. Αυτός είναι ο βασικός κλάδος πίσω από κάθε πρόγραμμα business process automation: ακολουθία από στοιχεία, όχι από ενθουσιασμό.

Το πρακτικό takeaway

Δεν χρειάζεστε μελέτη έξι εβδομάδων για να ξεκινήσετε. Καταγράψτε την επαναλαμβανόμενη εργασία, βαθμολογήστε κάθε εργασία σχετικά με τον όγκο, τον πόνο και τη σαφήνεια των κανόνων, πολλαπλασιάστε τα τρία και διαβάστε την κορυφή της λίστας. Στη συνέχεια, αυτοματοποιήστε μια εργασία, μετρήστε τι επιστρέφει και επεκτείνετε από εκεί. Ο έλεγχος είναι φτηνός και η μοριοδότηση είναι αμβλύ επίτηδες. Η μόνη του δουλειά είναι να σας εμποδίσει να ξοδεύετε πραγματικά χρήματα αυτοματοποιώντας το λάθος πέμπτο της εργασίας.