Αυτοματοποίηση πληρωτέων λογαριασμών: από τα εισερχόμενα email έως την καταχώρηση

Η αυτοματοποίηση πληρωτέων λογαριασμών είναι η πρακτική της μετακίνησης ενός τιμολογίου από την άφιξη σε μια καταχωρημένη καταχώρηση στο βιβλίο με όσο το δυνατόν λιγότερο χειροκίνητο χειρισμό. Από άκρη σε άκρη, η ροή έχει πέντε στάδια: καταγράψτε το τιμολόγιο από τα εισερχόμενα, διαβάστε τα δεδομένα του, αντιστοιχίστε το με την παραγγελία και την απόδειξη αγοράς, δρομολογήστε το για έγκριση, μετά δημοσίευση και προγραμματισμός πληρωμής. Οι κανόνες χειρίζονται τα προβλέψιμα μέρη (ένας γνωστός προμηθευτής, μια καθαρή τριπλή αντιστοίχιση), ενώ το AI χειρίζεται τα ακατάστατα μέρη (διαβάζοντας ένα PDF που δεν έχει ακολουθήσει ποτέ το πρότυπό σας ή μαντεύοντας το σωστό κέντρο κόστους). Ο στόχος δεν είναι η απομάκρυνση ανθρώπων. Είναι να αφήνουμε τους ανθρώπους να ελέγχουν τις εξαιρέσεις αντί να πληκτρολογούν κάθε γραμμή με το χέρι, έτσι ώστε η οικονομική ομάδα να αφιερώνει τον χρόνο της στην κρίση και όχι στην εισαγωγή δεδομένων.

Ποια είναι τα στάδια μιας ροής εργασίας πληρωτέων λογαριασμών;

Οι περισσότερες διεργασίες AP φαίνονται ίδιες μόλις αφαιρέσετε τα ονόματα του λογισμικού. Ένα τιμολόγιο πρέπει να εισέλθει, να γίνει κατανοητό, να ελεγχθεί, να εγκριθεί και να καταγραφεί.

1. Λήψη. Το τιμολόγιο μεταφέρεται σε κοινόχρηστα εισερχόμενα, σε μια πύλη προμηθευτή ή ως χαρτί που σαρώνεται. Η πρώτη δουλειά είναι να το τραβήξετε έξω με αξιοπιστία και να το επισυνάψετε σε ένα αρχείο, έτσι ώστε τίποτα να μην παραμένει αδιάβαστο στο προσωπικό γραμματοκιβώτιο κάποιου.
2. Απόσπασμα. Το έγγραφο διαβάζεται και τα πεδία του αφαιρούνται: προμηθευτής, αριθμός τιμολογίου, ημερομηνία, στοιχεία γραμμής, φόρος, σύνολα, νόμισμα, όροι πληρωμής. Εδώ είναι που τα δομημένα δεδομένα αντικαθιστούν ένα PDF.
3. Αντιστοίχιση. Τα εξαγόμενα δεδομένα συγκρίνονται με την παραγγελία αγοράς και το σημείωμα που έλαβε το προϊόν. Μια καθαρή τριπλή αντιστοίχιση σημαίνει ότι το τιμολόγιο συμφωνεί με αυτό που παραγγέλθηκε και αυτό που έφτασε.
4. Έγκριση. Οτιδήποτε δεν μπορεί να αντιστοιχιστεί αυτόματα ή που υπερβαίνει ένα όριο, δρομολογείται στο σωστό άτομο με το πλαίσιο που πρέπει να αποφασίσει.
5. Αποστολή και πληρωμή. Το εγκεκριμένο τιμολόγιο γίνεται ημερολογιακή εγγραφή στο λογιστικό σύστημα, κωδικοποιείται στους σωστούς λογαριασμούς και βρίσκεται στην ουρά για πληρωμή την ημερομηνία λήξης του.

Η τέχνη αποφασίζει ποια από αυτά τα βήματα τρέχουν ανέγγιχτα και ποια πάντα σταματούν για έναν άνθρωπο.

Πού βοηθά το AI και πού κερδίζουν οι απλοί κανόνες;

Η ειλικρινής απάντηση είναι ότι ένα καλό σύστημα AP είναι ως επί το πλείστον κανόνες, με το AI να εφαρμόζεται στα λίγα μέρη που δεν μπορούν να φτάσουν οι κανόνες. Η δαπάνη του AI σε ένα πρόβλημα που λύνει ήδη ένας ντετερμινιστικός έλεγχος προσθέτει κόστος και απρόβλεπτο.

Σκηνή	Αρκούν απλοί κανόνες όταν	Το AI κερδίζει τη θέση του όταν
Λήψη	Τα τιμολόγια φτάνουν σε ένα συνεπές κανάλι με σαφές θέμα ή αποστολέα	Πρέπει να ξεχωρίσετε ένα τιμολόγιο από μια δήλωση, μια υπενθύμιση ή μια απάντηση σε ένα απασχολημένο φάκελο εισερχομένων
Εκχύλισμα	Οι προμηθευτές χρησιμοποιούν ένα σταθερό πρότυπο και μια σταθερή διάταξη	Οι διατάξεις διαφέρουν ανάλογα με τον προμηθευτή και αλλάζουν χωρίς προειδοποίηση, επομένως οι σταθερές θέσεις πεδίου διακόπτονται
Ταίριασμα	Ο αριθμός PO υπάρχει και οι ποσότητες και οι τιμές συμφωνούν ακριβώς	Μια γραμμή περιγράφεται διαφορετικά από την PO, ή ένα τιμολόγιο καλύπτει πολλές παραγγελίες
Κωδικοποίηση	Ένας προμηθευτής χαρτογραφεί πάντα στον ίδιο λογαριασμό και κέντρο κόστους	Ο σωστός κωδικός εξαρτάται από την περιγραφή της γραμμής και το πρόσφατο ιστορικό, όχι μόνο από τον προμηθευτή
Έγκριση	Χάρτης ποσού και κατηγορίας καθαρά σε έναν σταθερό εγκρίοντα	Η δρομολόγηση εξαρτάται από το περιβάλλον που δεν καταγράφεται σε ένα μόνο πεδίο

Ένας χρήσιμος εμπειρικός κανόνας: χρησιμοποιήστε ντετερμινιστική λογική για οτιδήποτε μπορείτε να γράψετε ως ακριβή συνθήκη και κρατήστε μοντέλα για ανάγνωση και ταξινόμηση διφορούμενων εισροών. Ο ίδιος διαχωρισμός ισχύει για την αυτοματοποίηση διεργασιών ευρύτερα, και το ήμισυ αυτής της ροής ανάγνωσης εγγράφων καλύπτεται σε μεγαλύτερο βάθος στο πώς να αυτοματοποιήσετε την επεξεργασία τιμολογίων με το AI.

Πώς αυτοματοποιείτε τη διαδρομή από τα εισερχόμενα στην αναρτημένη καταχώριση;

Ξεκινήστε από τα εισερχόμενα και δημιουργήστε ένα στάδιο τη φορά, επιβεβαιώνοντας κάθε έργο πριν προσθέσετε το επόμενο.

1. Δώστε στα τιμολόγια μια μπροστινή πόρτα. Δρομολογήστε κάθε εισερχόμενο τιμολόγιο σε ένα μόνο υπό παρακολούθηση εισερχόμενα ή πύλη, αντί σε διάσπαρτα προσωπικά γραμματοκιβώτια. Ο αυτοματισμός δεν μπορεί να ενεργήσει σε αυτό που δεν μπορεί να δει.
2. Διαβάστε το έγγραφο σε πεδία. Εκτελέστε κάθε τιμολόγιο μέσω εξαγωγής, ώστε να διατηρείτε δομημένα δεδομένα, όχι απλώς ένα συνημμένο. Διατηρήστε το αρχικό αρχείο συνδεδεμένο για έλεγχο.
3. Αντιστοιχία με τα αρχεία σας. Συγκρίνετε προμηθευτή, ποσά και στοιχεία γραμμής με την παραγγελία και την απόδειξη αγοράς. Καθορίστε τι μετράει ως καθαρό ταίριασμα και ποια ανοχή επιτρέπετε σε μικρές διαφορές τιμών.
4. Ορίστε σαφείς κανόνες εξαίρεσης. Αποφασίστε εκ των προτέρων τι σταματά τη γραμμή: όχι PO, αναντιστοιχία σε ένα καθορισμένο ποσό, νέος προμηθευτής, διπλότυπος αριθμός τιμολογίου. Ό,τι σκοντάφτει έναν κανόνα πηγαίνει σε έναν άνθρωπο.
5. Εγκρίσεις διαδρομής με περιεχόμενο. Στείλτε την εξαίρεση στον σωστό υπεύθυνο έγκρισης με συνημμένα το τιμολόγιο, το PO και τον λόγο που σταμάτησε, ώστε να αποφασίσουν σε ένα μέρος αντί να κυνηγούν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
6. Ανάρτηση και προγραμματισμός πληρωμής. Κατά την έγκριση, δημιουργήστε την καταχώριση ημερολογίου με τη σωστή κωδικοποίηση και την πληρωμή στην ουρά για την ημερομηνία λήξης. Καταγραφή ποιος ενέκρινε τι και πότε.

Κατασκευάστε το έτσι ώστε η αποτυχία να είναι δυνατή. Εάν η εξαγωγή είναι αβέβαιη ή η αντιστοίχιση αποτύχει, το τιμολόγιο θα πρέπει να σταματήσει και να περιμένει έναν άνθρωπο, μην δημοσιεύετε ποτέ μια εικασία αθόρυβα.

Τι πρέπει να μετρήσετε όταν είναι σε λειτουργία;

Μετρήστε τα πράγματα που σας λένε εάν η διαδικασία είναι ταχύτερη, φθηνότερη και εξακολουθεί να είναι σωστή. Μερικές μετρήσεις μεταφέρουν το μεγαλύτερο μέρος του σήματος.

• **Χωρίς άγγιγμα:**το μερίδιο των τιμολογίων που πηγαίνουν από τη σύλληψη στη δημοσίευση χωρίς μη αυτόματη παρέμβαση. Αυτός είναι ο αριθμός επικεφαλίδας για το πόση εργασία αφαιρεί πραγματικά το σύστημα.
• **Χρόνος κύκλου:**πόσος χρόνος διαρκεί ένα τιμολόγιο από την άφιξη έως την καταχώρηση. Παρακολουθήστε τον μέσο όρο και τις χειρότερες περιπτώσεις, όχι μόνο τον μέσο όρο.
• **Ποσοστό εξαίρεσης και λόγοι:**πόσο συχνά σταματούν τα τιμολόγια και γιατί. Μια αυξανόμενη κατηγορία εξαιρέσεων συνήθως υποδεικνύει έναν κανόνα ή μια διάταξη προμηθευτή που χρειάζεται επιδιόρθωση.
• **Κόστος ανά τιμολόγιο:**συνολική προσπάθεια επεξεργασίας διαιρεμένη ανά όγκο, παρακολουθούμενη σε βάθος χρόνου.
• Ακρίβεια και αντίγραφα που εντοπίστηκαν: σφάλματα ανάρτησης που εντοπίστηκαν αργότερα και αποτράπηκαν οι διπλότυπες πληρωμές πριν από τη λήξη τους.

Διαβάστε αυτά μαζί. Ένας υψηλός ρυθμός χωρίς επαφή σημαίνει ελάχιστα εάν η ακρίβεια ολισθαίνει και ο γρήγορος χρόνος κύκλου δεν ωφελεί εάν τα διπλότυπα περνούν.

Το πρακτικό takeaway

Αντιμετωπίστε τον αυτοματισμό AP ως μια σωλήνωση που δημιουργείτε σταδιακά και όχι ως έναν διακόπτη που γυρίζετε. Αποκτήστε ένα καθαρό φάκελο εισερχομένων, διαβάστε τιμολόγια σε δομημένα δεδομένα, αντιστοιχίστε τα αρχεία σας και αφήστε έναν άνθρωπο να χειριστεί τις εξαιρέσεις που επισημαίνουν οι κανόνες. Εφαρμόστε το AI μόνο για την ανάγνωση και την ταξινόμηση ότι οι κανόνες δεν μπορούν να πάνε καλά και κρατήστε ντετερμινιστικούς ελέγχους παντού αλλού. Στη συνέχεια, παρακολουθήστε το ποσοστό χωρίς επαφή και τους λόγους εξαίρεσης, γιατί αυτοί οι δύο αριθμοί σας λένε πού ζει η επόμενη βελτίωση.