Ολοκλήρωση συστημάτων
Συνδέουμε τα συστήματα που ήδη χρησιμοποιείτε ώστε τα δεδομένα να μετακινούνται μεταξύ τους αυτόματα, αντί να αντιγράφονται με το χέρι.
Οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν έχουν πρόβλημα λογισμικού. Έχουν πρόβλημα σύνδεσης. Το CRM γνωρίζει ένα πράγμα, το λογιστικό εργαλείο γνωρίζει κάτι άλλο, και κάποιος αφιερώνει μέρος κάθε μέρας μεταφέροντας αριθμούς μεταξύ τους, ελπίζοντας ότι δεν ξεχάστηκε κάτι.
Κλείνουμε αυτά τα κενά. Χρησιμοποιούμε τη σωστή διεπαφή για κάθε σύστημα: ένα τεκμηριωμένο API όπου υπάρχει, events και webhooks ώστε οι αλλαγές να διαδίδονται τη στιγμή που συμβαίνουν, και αυτοματισμό σε επίπεδο οθόνης μόνο εκεί όπου ένα σύστημα πραγματικά δεν μπορεί να αλλάξει.
Ένας άνθρωπος δεν πρέπει να είναι η ολοκλήρωση
Όταν δύο εργαλεία δεν μπορούν να επικοινωνήσουν μεταξύ τους, ένας άνθρωπος γίνεται η ολοκλήρωση. Εξάγει ένα αρχείο από ένα σύστημα, το αναμορφώνει και το επικολλά στο επόμενο. Λειτουργεί μέχρι κάποιος να πάει διακοπές, να μετατοπιστεί μια στήλη του υπολογιστικού φύλλου, ή δύο άτομα να επεξεργαστούν την ίδια εγγραφή και τα σύνολα να σταματήσουν αθόρυβα να ταιριάζουν.
Το κόστος σπάνια είναι μία δραματική αποτυχία. Είναι η σταθερή επιβράδυνση από παραγγελίες που πληκτρολογούνται ξανά, συμφωνίες που παίρνουν μια ολόκληρη μέρα, και αναφορές που κανείς δεν εμπιστεύεται πλήρως επειδή η πηγή αλήθειας είναι ασαφής. Η ολοκλήρωση συστημάτων αφαιρεί το χειροκίνητο βήμα ώστε κάθε δεδομένο να καταχωρείται μία φορά και να παραμένει συνεπές παντού όπου χρησιμοποιείται.
Η σωστή διεπαφή για κάθε σύστημα, με σειρά προτίμησης
Επιλέγουμε τη μέθοδο σύνδεσης κατά περίπτωση, όχι από συνήθεια. Η σωστή είναι σχεδόν πάντα αυτή που ένα σύστημα υποστηρίζει ήδη, και κατεβαίνουμε ένα επίπεδο μόνο όταν ένα εργαλείο δεν μας αφήνει άλλη επιλογή.
| Σύστημα | Πρωτόκολλο | Κατεύθυνση | Υπεύθυνος |
|---|---|---|---|
| CRM | API | Αμφίδρομος συγχρονισμός | Λειτουργίες πωλήσεων |
| Εφαρμογή | Webhooks | Εξερχόμενο, σε αλλαγή | Προϊόν |
| ERP | API | Αμφίδρομος συγχρονισμός | Λειτουργίες |
| Λογιστική | Webhooks | Εισερχόμενο, σε αλλαγή | Οικονομικά |
| Αποθήκη | RPA, επίπεδο οθόνης | Εξερχόμενο | Λειτουργίες αποθήκης |
Ο υπεύθυνος κάθε πεδίου συμφωνείται πριν συνδεθεί οτιδήποτε. Μια αναντιστοιχία σταματά τον συγχρονισμό και σηκώνει σημαία, ώστε να μη φτάσει ποτέ στο λογιστικό σας βιβλίο απαρατήρητη.
Μια αποτυχημένη παράδοση επουλώνεται μόνη της
Οι συνδέσεις αποτυγχάνουν καμιά φορά: ένα timeout, μια ανάπτυξη στην άλλη άκρη, ένα όριο ρυθμού. Αυτό που έχει σημασία είναι τι συμβαίνει μετά.
- Παραλήφθηκε
Η παραγγελία πληρώθηκε, το webhook ενεργοποιήθηκε προς το σύστημα αποθήκης.
- Προσπάθεια 1
502 από το endpoint. Επανάληψη μετά από 2s.
- Προσπάθεια 2
502 ξανά. Οπισθοχώρηση σε 8s.
- Παραδόθηκε
200 OK. Καταγράφηκε μία φορά.
Το κλειδί ιδεμποτεντίας σήμαινε ότι η παραγγελία καταγράφηκε ακριβώς μία φορά, παρόλο που το endpoint απέτυχε δύο φορές πριν πετύχει.
Χαρτογράφηση, συμφωνία, κατασκευή, παράδοση
Κάθε ολοκλήρωση ακολουθεί τα ίδια τέσσερα βήματα, ώστε να γνωρίζετε πάντα σε ποιο στάδιο βρισκόμαστε και τι ακολουθεί.
Έλεγχος
Χαρτογραφούμε τα εμπλεκόμενα συστήματα, τα δεδομένα που μετακινούνται μεταξύ τους, ποιος τα αγγίζει με το χέρι σήμερα, και πού κάθε σύστημα επιτρέπει πραγματικά μια σύνδεση.
Σχεδιασμός
Συμφωνούμε την πηγή αλήθειας για κάθε δεδομένο, την κατεύθυνση ροής του, και πώς χειρίζονται οι συγκρούσεις και οι αποτυχίες, πριν γραφτεί οποιοσδήποτε κώδικας.
Κατασκευή
Κατασκευάζουμε την ολοκλήρωση πάνω στις σωστές διεπαφές, με επικύρωση, καταγραφή και επαναλήψεις, και τη δοκιμάζουμε σε πραγματικά δεδομένα, συμπεριλαμβανομένων των δύσκολων περιπτώσεων.
Παράδοση
Τεκμηριώνουμε κάθε σύνδεση και αντιστοίχιση πεδίων, δείχνουμε στην ομάδα σας πώς να την παρακολουθεί και να τη λειτουργεί, και παραμένουμε προσβάσιμοι όσο σταθεροποιείται.
Μια σύνδεση που μπορείτε να λειτουργείτε χωρίς εμάς
Μια λειτουργική ολοκλήρωση
Ζωντανές συνδέσεις μεταξύ των συστημάτων σας που μετακινούν δεδομένα αυτόματα, αντικαθιστώντας εντελώς το χειροκίνητο βήμα εξαγωγής και επικόλλησης.
Ένας χάρτης δεδομένων
Μια απλή καταγραφή του ποιο σύστημα κατέχει κάθε πεδίο, πού ρέει, και πώς μετασχηματίζεται στην πορεία.
Χειρισμός αποτυχιών που μπορείτε να δείτε
Καταγραφή, επαναλήψεις και ειδοποιήσεις ώστε ένας αποτυχημένος συγχρονισμός να είναι ορατός και ανακτήσιμος, αντί για ένα αθόρυβο κενό που ανακαλύπτεται εβδομάδες αργότερα.
Τεκμηρίωση λειτουργίας
Σαφείς σημειώσεις που η ομάδα σας μπορεί να ακολουθήσει για να παρακολουθεί την ολοκλήρωση, να κατανοεί τι κάνει κάθε σύνδεση, και να ξέρει ποιον να καλέσει όταν ένας προμηθευτής αλλάξει το API του.
Με το πρότυπο του δικού μας προϊόντος
Η πειθαρχία της ολοκλήρωσης είναι αυτό πάνω στο οποίο ζει ή πεθαίνει το δικό μας κυκλοφορημένο προϊόν. Συνδέεται με το Xero και το QuickBooks μέσω των τεκμηριωμένων API τους και συμφωνεί τον ΦΠΑ σε πολλές δικαιοδοσίες, όπου ένα ασύμβατο πεδίο θα εμφανιζόταν ως λανθασμένη δήλωση. Το Pileform είναι το προϊόν που το αποδεικνύει. Κρατάμε τις συνδέσεις σας στο ίδιο πρότυπο παραγωγής.
Όταν η σύνδεση συστημάτων είναι ένα βήμα μέσα σε μια μεγαλύτερη αλλαγή, εντάσσεται φυσικά στο έργο ψηφιακού μετασχηματισμού μας. Όταν ένα εργαλείο πραγματικά δεν μπορεί να κάνει τη δουλειά, αυτό γίνεται συζήτηση για προσαρμοσμένο λογισμικό και όχι μια κρυφή ανακατασκευή.
Σύνδεση συστημάτων, οι συνηθισμένες ανησυχίες
Τι γίνεται αν ένα από τα συστήματά μας δεν έχει API;
Ελέγχουμε πρώτα, επειδή πολλά εργαλεία έχουν ένα API που δεν διαφημίζεται. Αν κάποιο πραγματικά δεν έχει, χρησιμοποιούμε αυτοματισμό σε επίπεδο οθόνης ως εναλλακτική και σας λέμε ξεκάθαρα πού αυτό είναι εύθραυστο, ώστε να αποφασίσετε αν αξίζει.
Θα μας εγκλωβίσει αυτό σε ένα προσαρμοσμένο σύστημα που μόνο εσείς μπορείτε να συντηρείτε;
Όχι. Κατασκευάζουμε πάνω σε τεκμηριωμένες διεπαφές, παραδίδουμε πλήρη τεκμηρίωση κάθε σύνδεσης και αντιστοίχισης πεδίων, και η ομάδα σας μπορεί να τη λειτουργήσει ή να αναθέσει τη δουλειά σε οποιονδήποτε άλλο. Προτιμούμε να μη μας χρειάζεστε παρά να εξαρτάστε από εμάς.
Αντικαθιστάτε το υπάρχον λογισμικό μας;
Συνήθως όχι. Η ολοκλήρωση αφορά το να κάνουμε τα εργαλεία που ήδη έχετε να συνεργάζονται. Αν βρούμε ένα σύστημα που πραγματικά δεν μπορεί να κάνει τη δουλειά, θα το πούμε, και αυτό γίνεται μια ξεχωριστή συζήτηση για προσαρμοσμένο λογισμικό και όχι μια κρυφή ανακατασκευή.
Πώς εμποδίζετε τα κακά δεδομένα να εξαπλωθούν μεταξύ των συστημάτων;
Συμφωνούμε μία πηγή αλήθειας για κάθε πεδίο και προσθέτουμε επικύρωση στο όριο. Αν κάτι δεν ταιριάζει, η ολοκλήρωση το επισημαίνει και σταματά, αντί να αντιγράφει το σφάλμα παντού.
Τι γίνεται όταν ένας προμηθευτής αλλάξει το API του;
Κατασκευάζουμε πάνω σε τεκμηριωμένες διεπαφές με εκδόσεις, ώστε οι περισσότερες αλλαγές να μην προκαλούν διακοπή, και η καταγραφή μας δείχνει την αποτυχία αμέσως όταν κάποια το κάνει. Η τεκμηρίωση παράδοσης καλύπτει ακριβώς τι να ελέγξετε και να ενημερώσετε.
Πόσο διαρκεί μια τυπική ολοκλήρωση;
Εξαρτάται από το πόσα συστήματα εμπλέκονται και πόσο καθαρά εκθέτουν τα δεδομένα τους. Αυτό το προσδιορίζουμε κατά τον έλεγχο και σας δίνουμε μια ειλικρινή εκτίμηση πριν από οποιαδήποτε κατασκευή, αντί για έναν αριθμό που δεν μπορούμε να στηρίξουμε.