Έγγραφο AI για επιχειρήσεις: μετατροπή μη δομημένου χαρτιού σε δομημένα δεδομένα

Έγγραφο Το AI είναι λογισμικό που διαβάζει επιχειρηματικά έγγραφα με τον τρόπο που θα έκανε ένα άτομο και μετατρέπει αυτά που διαβάζει σε δομημένα δεδομένα που μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα συστήματά σας. Παίρνει τα τιμολόγια, τις συμβάσεις, τα έντυπα και τα σαρωμένα PDF που φτάνουν σε κάθε μορφή που μπορεί να φανταστεί κανείς, βρίσκει τα πεδία που έχουν σημασία (προμηθευτής, ημερομηνία, σύνολο, ρήτρα, υπογραφή) και τα παραδίδει καθαρά. Για μια επιχείρηση, το θέμα είναι απλό. Οι περισσότερες από τις πληροφορίες στις οποίες εκτελείται μια επιχείρηση βρίσκονται σε έγγραφα και όχι σε βάσεις δεδομένων. Οι έρευνες του κλάδου διαπιστώνουν επανειλημμένα ότι η μεγάλη πλειοψηφία των εταιρικών δεδομένων είναι αδόμητα, κλειδωμένα μέσα σε αρχεία που καμία αναφορά δεν μπορεί να αναζητήσει. Το έγγραφο AI είναι ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε να το καταφέρετε. Ένας αγωγός εργασίας κινείται σε τέσσερα στάδια (σύλληψη, εξαγωγή, επικύρωση, ενσωμάτωση), εκχωρεί μια βαθμολογία εμπιστοσύνης σε κάθε πεδίο και δρομολογεί οτιδήποτε αβέβαιο σε ένα άτομο. Καλά, αφαιρεί την πληκτρολόγηση, διατηρεί την κρίση και αφήνει ένα ίχνος ελέγχου πίσω από κάθε τιμή.

Τι είναι το έγγραφο AI και σε τι διαφέρει από το OCR;

Η παλιά οπτική αναγνώριση χαρακτήρων μετέτρεψε μια εικόνα κειμένου σε χαρακτήρες. Αυτή ήταν όλη η δουλειά και χάλασε τη στιγμή που άλλαξε μια διάταξη. Το έγγραφο AI προχωρά περαιτέρω. Διαβάζει χαρακτήρες, αλλά κατανοεί επίσης τη δομή και το νόημα: ποιος αριθμός είναι το σύνολο, ποια ημερομηνία είναι η ημερομηνία λήξης, ποια παράγραφος είναι η ρήτρα αποζημίωσης. Τα σύγχρονα συστήματα συνδυάζουν το OCR με μοντέλα που έχουν δει αρκετά έγγραφα για να χειρίζονται ένα νέο τιμολόγιο προμηθευτή ή μια άγνωστη μορφή σύμβασης χωρίς να έχουν επαναπρογραμματιστεί για το καθένα. Η διαφορά που έχει σημασία στην πράξη είναι η προσαρμοστικότητα. Το OCR χρειαζόταν ένα πρότυπο για κάθε παραλλαγή. Το έγγραφο AI διαβάζει το έγγραφο και όχι το πρότυπο.

Πώς λειτουργεί ένα εταιρικό έγγραφο διοχέτευσης AI;

Ένας αξιόπιστος αγωγός δεν είναι ένα μοντέλο που κάνει τα πάντα. Είναι μια ακολουθία σταδίων, το καθένα με μια ξεκάθαρη δουλειά:

Λήψη. Τα έγγραφα αντλούνται αυτόματα από όπου κι αν φτάνουν: κοινόχρηστα εισερχόμενα, σαρωτής, φόρμα μεταφόρτωσης, ροή ERP. Οι μορφές κανονικοποιούνται, έτσι ώστε το υπόλοιπο τμήμα του αγωγού να βλέπει μια καθαρή ροή, είτε η πηγή ήταν ένα καθαρό PDF είτε μια φωτογραφία τηλεφώνου μιας έντυπης φόρμας.
Εξαγωγή. Το μοντέλο διαβάζει κάθε έγγραφο και τραβάει τα πεδία που σας ενδιαφέρουν, μαζί με μια βαθμολογία εμπιστοσύνης για κάθε ένα. Τα καλά συστήματα διατηρούν επίσης μια αναφορά σελίδας, έτσι ώστε κάθε εξαγόμενη τιμή να μπορεί να εντοπιστεί από όπου προήλθε.
Επικύρωση. Τα εξαγόμενα δεδομένα ελέγχονται σύμφωνα με τους επιχειρηματικούς κανόνες και τα υπάρχοντα αρχεία. Τα στοιχεία γραμμής αθροίζονται στο σύνολο; Είναι αυτό ένα αντίγραφο κάτι που έχει ήδη υποβληθεί σε επεξεργασία; Είναι γνωστός ο προμηθευτής; Τα πεδία χαμηλής αξιοπιστίας επισημαίνονται εδώ αντί να περνούν.
Ενσωμάτωση. Καθαρά, επικυρωμένα δεδομένα ρέουν στο σύστημα που τα χρειάζεται (η λογιστική σας πλατφόρμα, CRM ή αποθήκη δεδομένων). Οτιδήποτε αβέβαιο ελέγχεται από ένα άτομο, με το αρχικό έγγραφο να εμφανίζεται δίπλα στα δεδομένα που έχουν εξαχθεί.

Το σχήμα αυτού του αγωγού είναι αυτό που διαχωρίζει ένα demo από ένα σύστημα παραγωγής. Ένα μοντέλο που εξάγει καλά σε ένα σημειωματάριο είναι εύκολο. Ένας αγωγός που αποτυπώνει αξιόπιστα, επικυρώνει με ειλικρίνεια και ενσωματώνεται χωρίς χειροκίνητο καθαρισμό είναι το δύσκολο και το πολύτιμο μέρος.

Πού αποδίδει πραγματικά το έγγραφο AI;

Αποδίδει οπουδήποτε μεγάλος όγκος εγγράφων διαβάζεται και πληκτρολογείται ξανά από τους ανθρώπους σήμερα. Οι πιο ξεκάθαρες νίκες μοιράζονται τρία χαρακτηριστικά: τα έγγραφα φτάνουν συνεχώς, η εργασία είναι επαναλαμβανόμενη και ένα μόνο σφάλμα είναι ακριβό να ξετυλιχτεί.

Τύπος εγγράφου	Τι εξάγεται	Γιατί αποδίδει
Τιμολόγια και αποδείξεις	Προμηθευτής, ποσά, στοιχεία γραμμής, φόρος	Υψηλός όγκος, άμεσο κόστος σφαλμάτων, αργή χειροκίνητη εισαγωγή
Συμβάσεις και συμφωνίες	Μέρη, ημερομηνίες, υποχρεώσεις, όροι ανανέωσης	Θαμμένες ρήτρες, κίνδυνος συμμόρφωσης, δύσκολο να αναζητηθεί σε κλίμακα
Έντυπα ενσωμάτωσης και KYC	Πεδία ταυτότητας, υπογραφές, υποστηρικτικά αναγνωριστικά	Ρυθμιστική πίεση, χρόνος αναμονής πελάτη
Απαιτήσεις και αιτήσεις	Στοιχεία αιτούντος, ποσά, συνημμένα	Εκκρεμότητες, συνέπεια μεταξύ των αναθεωρητών

Η ειλικρινής εκδοχή αυτού είναι ότι το έγγραφο AI δεν αφαιρεί άτομα από αυτές τις διαδικασίες. Κινεί την προσοχή τους. Το σύστημα χειρίζεται την εύκολη πλειοψηφία με σιγουριά και αναδεικνύει τις πραγματικά δύσκολες περιπτώσεις (η σάρωση με μουντζούρες, η άγνωστη μορφή) όπου αξίζει ένα ανθρώπινο μάτι. Κατασκευάσαμε το Pileform, το δικό μας προϊόν λογιστικής AI, ακριβώς σε αυτήν την αρχή, που είναι ο ίδιος λόγος που μπορούμε να του μιλήσουμε ως κατασκευαστές και όχι ως σχολιαστές.

Πόσο ακριβές είναι το έγγραφο AI και μπορείτε να το εμπιστευτείτε;

Η ακρίβεια εξαρτάται από το έγγραφο. Τα καθαρά, δομημένα πεδία όπως οι ημερομηνίες και τα ποσά σε ένα δακτυλογραφημένο τιμολόγιο διαβάζονται πολύ αξιόπιστα από τα τρέχοντα συστήματα. Το χειρόγραφο, οι υποβαθμισμένες σαρώσεις και οι ασυνήθιστες διατάξεις είναι πιο δύσκολα και οποιοσδήποτε πωλητής ισχυρίζεται έναν τέλειο αριθμό σε όλα αυτά πουλάει κάτι. Η σωστή ερώτηση δεν είναι «πόσο ακριβές είναι το μοντέλο» αλλά «τι κάνει το σύστημα όταν δεν είναι σίγουρο».

Εκεί είναι που το σκορ αυτοπεποίθησης και το βήμα της κριτικής κερδίζουν τη θέση τους. Ένας αξιόπιστος αγωγός γνωρίζει τη διαφορά μεταξύ ενός πεδίου για το οποίο είναι σίγουρο και ενός πεδίου για το οποίο μαντεύει, και δρομολογεί το δεύτερο είδος σε ένα άτομο προτού φτάσουν τα δεδομένα στα βιβλία σας. Αυτή είναι η ίδια ιδέα πίσω από τα συστήματα ανάκτησης που αναφέρουν τις πηγές τους. εάν θέλετε τη βαθύτερη εκδοχή αυτής της σκέψης, ανατρέξτε στο Επεξήγηση του RAG για όσους λαμβάνουν αποφάσεις.

Η εμπιστοσύνη εξαρτάται επίσης από τη διαδρομή ελέγχου. Κάθε εξαγόμενη τιμή πρέπει να φέρει από πού προήλθε (ποιο έγγραφο, ποια σελίδα) και τι συνέβη σε αυτήν (εξήχθη, επικυρώθηκε, διορθώθηκε, δημοσιεύτηκε). Αυτό το αρχείο είναι που μετατρέπει "το AI είπε αυτό" σε κάτι που μπορείτε να υπερασπιστείτε σε έναν έλεγχο ή μια διαφωνία. Για ρυθμιζόμενη εργασία, δεν είναι προαιρετική.

Ένα πρακτικό takeaway

Εάν ζυγίζετε το έγγραφο AI για την επιχείρηση, μην ξεκινήσετε με το μοντέλο. Ξεκινήστε με έναν τύπο εγγράφου που έχει μεγάλη ένταση, δαπανηρή για λάθος και διαβάζεται από τους χρήστες σήμερα. Κάντε δύο ερωτήσεις στον προμηθευτή: τι συμβαίνει όταν το σύστημα δεν είναι σίγουρο και ποια διαδρομή ελέγχου αφήνει πίσω του. Οι απαντήσεις σάς λένε αν ψάχνετε για ένα demo ή ένα σύστημα στο οποίο μπορείτε να τρέξετε. Όταν είστε έτοιμοι να χαρτογραφήσετε τη δική σας ροή εγγράφων, η εργασία μας Document AI ξεκινά ακριβώς εκεί.