تدقيق الأتمتة: كيفية العثور على 20% من العمل الذي يمثل 80% من الهدر

إن تدقيق الأتمتة عبارة عن مراجعة قصيرة ومنظمة تبحث عن مجموعة صغيرة من المهام التي تحقق فيها الأتمتة أكبر قدر من العائدات. الطريقة بسيطة. قم بإدراج العمل المتكرر الذي يقوم به فريقك، ثم سجل كل مهمة على ثلاثة أشياء: عدد مرات حدوثها (الحجم)، ومدى إحباط الأشخاص أو تسبب الأخطاء (الألم)، ومدى وضوح اتباع القواعد الثابتة (وضوح القاعدة). اضرب هذه المهام الثلاثة أو رتبها معًا، وستصعد مجموعة من المهام إلى القمة. تلك هي انتصاراتك الأولى. تجد معظم الفرق أن خمس مهامها يمثل الجزء الأكبر من الساعات الضائعة، لذلك لا تحتاج إلى تخطيط كل شيء. أنت بحاجة إلى العثور على النقطة الخامسة، وإثبات نجاح التشغيل الآلي في أسهل مهمة عالية الدرجات، والتوسع في النتيجة التي يمكنك قياسها بالفعل. التدقيق هو الجزء الرخيص. إذا قمت بذلك بأمانة، فهذا يمنعك من أتمتة الشيء الخاطئ بشكل مكلف.

ما هو تدقيق أتمتة العمليات؟

إن تدقيق أتمتة العمليات عبارة عن مراجعة مركزة لكيفية إنجاز العمل فعليًا، بهدف العثور على المهام التي تستحق التشغيل الآلي وأيها لا تستحق ذلك. فهو يرسم خريطة للنشاط المتكرر، ويسجل كل مهمة حسب الحجم، والألم، ومدى التزامها بالقواعد، وينتج قائمة مختصرة قصيرة ومرتبة للمرشحين الأوائل. إنه تشخيص قبل العلاج، وليس قرارًا أدواتيًا.

النقطة هي ضبط النفس. للأتمتة تكلفة إعداد، لذا فإن نشرها بشكل ضئيل عبر كل شيء يؤدي إلى إهدار المال. يركز التدقيق هذا الجهد على المهام التي يعود فيها أكثر من غيرها، والتي عادة ما تكون مجموعة صغيرة بشكل مدهش.

كيف يمكنك إجراء تدقيق آلي خطوة بخطوة؟

يمكنك تشغيل البطاقة الأولى خلال أسبوع دون شراء أي شيء. الخطوات:

1. أدرج العمل. اجلس مع كل فريق واكتب المهام المتكررة التي يقومون بها بلغة واضحة. سطر واحد لكل منهما: "مطابقة فواتير الموردين مع أوامر الشراء"، "نسخ عمليات إرسال النماذج إلى CRM"، "تجميع تقرير الاثنين." استهدف المهام، وليس الأقسام بأكملها.
2. أضف أرقامًا تقريبية. لكل مهمة، لاحظ عدد مرات حدوثها والمدة التقريبية التي تستغرقها. لا تحتاج إلى دراسة الوقت والحركة. ويكفي في هذه المرحلة تقدير صادق من الشخص الذي يقوم بالعمل.
3. ** سجل كل مهمة. **قيم الحجم والألم ووضوح القاعدة (نهج التسجيل أدناه). يؤدي هذا إلى تحويل القائمة الطويلة إلى قائمة مرتبة.
4. قم بفرز الجزء العلوي وقراءته. المرشحون هم من يحصلون على أعلى الدرجات. ابحث عن المهام المتكررة والمزعجة واتبع قواعد واضحة. يشير هؤلاء الثلاثة معًا إلى فوز آلي نظيف.
5. السلامة-تحقق من الخمسة الأوائل. بالنسبة لكل منها، اسأل ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث إذا تم تشغيله دون مراقبة، وما هي البيانات التي يحتاجها، ومن يملك الاستثناءات. النتيجة العالية ذات المدخلات الفوضوية ليست جاهزة بعد.
6. اختر واحدة وأثبتها. اختر أسهل مهمة ذات درجات عالية، وقم بتشغيلها تلقائيًا، وقياس الوقت الذي تمنحه قبل لمس المهمة التالية.

إذا كنت تفضل عدم تشغيل هذا داخليًا، أخبرنا بالمشكلة وسنقوم بتخطيطها معك.

كيف تسجل المهام حسب الحجم والألم ووضوح القواعد؟

سجل كل مهمة على ثلاثة محاور من 1 إلى 5، ثم اضربها في رقم أولوية واحد. الضرب (بدلاً من الإضافة) أمر متعمد. لا تستحق المهمة الأتمتة إلا في حالة وجود الثلاثة، ويعاقب الضرب على درجة ضعيفة على أي محور.

المحور	ما يقيسه	النتيجة 1 (منخفضة)	النتيجة 5 (عالية)
المجلد	كم مرة يتم تشغيل المهمة	عدة مرات في الشهر	عدة مرات في اليوم
ألم	معدل الخطأ والتأخير والإحباط	انزعاج خفيف	أخطاء مكلفة ومواعيد نهائية ضائعة
وضوح القاعدة	ما مدى ثبات ووضوح المنطق	حكم ثقيلة في كل مرة	نفس القواعد الواضحة في كل مرة

الأولوية = الحجم × الألم × وضوح القاعدة، مما يعطي درجة تتراوح بين 1 و125.

تعتبر المهمة التي تسجل 5 × 5 × 5 (حجم كبير، ألم حقيقي، قواعد واضحة) بمثابة فوز أول واضح. إن المهمة ذات الحجم الكبير والمؤلمة ولكنها تحصل على درجة واحدة في وضوح القاعدة (تحتاج إلى حكم بشري في كل مرة) ليست مناسبة بشكل جيد، والضرب يوضح ذلك بدلاً من ترك درجة كبيرة الحجم تخفيه. هذا هو الفخ الذي تم تصميم التدقيق لتجنبه: أتمتة شيء متكرر ومزعج يعتمد في الواقع على تفكير الشخص في كل مرة.

لماذا التركيز على 20% من العمل؟

لأن النفايات نادرا ما تنتشر بالتساوي. في معظم العمليات، يستهلك عدد صغير من المهام معظم الساعات التي يمكن تجنبها: تتم إعادة كتابة نفس النموذج مئات المرات، ويتم تشغيل نفس التسوية كل صباح، ويتم تجميع نفس التقرير يدويًا كل أسبوع. وهي ذات حجم كبير ومقيدة بقواعد، وهو بالضبط ما تتعامل معه الأتمتة بشكل جيد.

إن ملاحقة ذيل المهام الطويلة لمرة واحدة يستهلك الجهد مقابل عائد ضئيل وغالباً ما يفشل، لأن المهام النادرة تميل إلى أن تكون ثقيلة الحكم. مهمة التدقيق هي إبعادك عن هذا الذيل. أنفق مشروعك الأول على مهمة واحدة في أعلى القائمة، وقم بشحنها، وقياس الساعات التي تم إرجاعها، ودع تلك النتيجة تمول المهمة التالية. هذا هو النظام الأساسي وراء أي برنامج لأتمتة العمليات التجارية: التسلسل بالأدلة، وليس بالحماس.

##الوجبات العملية

لا تحتاج إلى دراسة لمدة ستة أسابيع للبدء. قم بإدراج العمل المتكرر، وسجل كل مهمة من حيث الحجم والألم ووضوح القاعدة، واضرب الثلاثة، واقرأ الجزء العلوي من القائمة. ثم قم بأتمتة مهمة واحدة، وقياس ما ترجعه، والتوسع من هناك. إن عملية التدقيق رخيصة الثمن والتسجيل صريح عن قصد. وظيفتها الوحيدة هي منعك من إنفاق أموال حقيقية في أتمتة الخُمس الخاطئ من العمل.