أتمتة الحسابات الدائنة: من صندوق البريد الإلكتروني إلى الإدخال المنشور

أتمتة الحسابات الدائنة هي ممارسة نقل الفاتورة من الوصول إلى إدخال دفتر الأستاذ المُرحل بأقل قدر ممكن من المعالجة اليدوية. من النهاية إلى النهاية، يتكون التدفق من خمس مراحل: التقاط الفاتورة من البريد الوارد، وقراءة بياناتها، ومطابقتها مع أمر الشراء والاستلام، وتوجيهها للموافقة، ثم ترحيل وجدولة الدفع. تتعامل القواعد مع الأجزاء التي يمكن التنبؤ بها (مورد معروف، تطابق ثلاثي واضح)، بينما يتعامل AI مع الأجزاء الفوضوية (قراءة ملف PDF لم يتبع القالب الخاص بك مطلقًا، أو تخمين مركز التكلفة الصحيح). الهدف ليس إزالة الناس. إنه السماح للأشخاص بمراجعة الاستثناءات بدلاً من كتابة كل سطر يدويًا، بحيث يقضي الفريق المالي وقته في الحكم بدلاً من إدخال البيانات.

ما هي مراحل سير عمل الحسابات الدائنة؟

تبدو معظم عمليات AP متشابهة بمجرد إزالة أسماء البرامج. يجب إدخال الفاتورة وفهمها والتحقق منها والموافقة عليها وتسجيلها.

1. التقاط. تصل الفاتورة إلى صندوق بريد مشترك، أو بوابة الموردين، أو كورقة يتم مسحها ضوئيًا. المهمة الأولى هي إخراجها بشكل موثوق وإرفاقها بسجل، بحيث لا يبقى أي شيء غير مقروء في صندوق البريد الشخصي لشخص ما.
2. استخراج. تتم قراءة المستند ورفع حقوله: المورد، رقم الفاتورة، التاريخ، البنود، الضريبة، الإجماليات، العملة، شروط الدفع. هذا هو المكان الذي تحل فيه البيانات المنظمة محل ملف PDF.
3. مطابقة. تتم مقارنة البيانات المستخرجة مع أمر الشراء وإشعار استلام البضائع. التطابق الثلاثي النظيف يعني أن الفاتورة تتوافق مع ما تم طلبه وما وصل.
4. موافقة. أي شيء لا يمكن مطابقته تلقائيًا، أو يتجاوز الحد، يتم توجيهه إلى الشخص المناسب بالسياق الذي يحتاج إلى اتخاذ قرار بشأنه.
5. الترحيل والدفع. تصبح الفاتورة المعتمدة قيد يومية في النظام المحاسبي، ويتم ترميزها إلى الحسابات الصحيحة، ويتم وضعها في قائمة الانتظار للدفع في تاريخ استحقاقها.

إن الفن هو الذي يقرر أي من هذه الخطوات يتم تشغيله دون تغيير وأيها يتوقف دائمًا عند الإنسان.

أين يساعد AI، وأين تفوز القواعد البسيطة؟

الإجابة الصادقة هي أن نظام AP الجيد هو في الغالب قواعد، مع تطبيق AI على الأماكن القليلة التي لا يمكن للقواعد الوصول إليها. إن إنفاق AI على مشكلة يحلها الفحص الحتمي بالفعل يضيف التكلفة وعدم القدرة على التنبؤ.

المرحلة	القواعد البسيطة تكفي عندما	AI يكتسب مكانته عندما
التقاط	تصل الفواتير في قناة متسقة مع موضوع أو مرسل واضح	يتعين عليك تمييز الفاتورة عن كشف حساب أو تذكير أو رد في صندوق بريد وارد مزدحم
استخراج	يستخدم الموردون قالبًا ثابتًا وتخطيطًا ثابتًا	تختلف التخطيطات حسب المورد وتتغير دون سابق إنذار، لذلك تنقطع مواضع الحقول الثابتة
مباراة	رقم أمر الشراء موجود والكميات والأسعار متفقة تماما	يتم وصف البند بشكل مختلف عن أمر الشراء، أو أن فاتورة واحدة تغطي عدة أوامر
الترميز	يقوم المورد دائمًا بالتخطيط لنفس الحساب ومركز التكلفة	يعتمد الرمز الصحيح على وصف السطر والتاريخ الحديث، وليس على المورد وحده
موافقة	خريطة المبلغ والفئة بشكل واضح لمعتمد ثابت	يعتمد التوجيه على السياق الذي لم يتم التقاطه في حقل واحد

قاعدة أساسية مفيدة: استخدم المنطق الحتمي لأي شيء يمكنك كتابته كشرط دقيق، واحتفظ بالنماذج لقراءة وتصنيف المدخلات الغامضة. ينطبق نفس التقسيم عبر أتمتة العمليات على نطاق أوسع، ويتم تغطية نصف هذا التدفق لقراءة المستندات بمزيد من التعمق في كيفية أتمتة معالجة الفواتير باستخدام AI.

كيف يمكنك أتمتة المسار من البريد الوارد إلى الإدخال المنشور؟

ابدأ من البريد الوارد وأنشئ مرحلة واحدة في كل مرة، مع التأكد من عمل كل مرحلة قبل إضافة المرحلة التالية.

1. أعط الفواتير بابًا أماميًا واحدًا. قم بتوجيه كل فاتورة واردة إلى صندوق بريد وارد واحد أو بوابة واحدة خاضعة للمراقبة، بدلاً من صناديق البريد الشخصية المتفرقة. لا يمكن للأتمتة أن تعمل على ما لا تستطيع رؤيته.
2. اقرأ المستند في الحقول. قم بتشغيل كل فاتورة من خلال عملية الاستخراج حتى تحتفظ ببيانات منظمة، وليس مجرد مرفق. احتفظ بالملف الأصلي مرتبطًا للتدقيق.
3. تطابق مع سجلاتك. قارن بين الموردين والمبالغ والبنود مع أمر الشراء والاستلام. حدد ما يعتبر تطابقًا نظيفًا وما هو التسامح الذي تسمح به عند فروق الأسعار الصغيرة.
4. ضع قواعد استثناء واضحة. قرر مقدمًا ما الذي يوقف الخط: لا يوجد أمر شراء، أو عدم تطابق في مبلغ محدد، أو مورد جديد، أو رقم فاتورة مكرر. كل ما يخالف القاعدة يذهب إلى الإنسان.
5. توجيه الموافقات مع السياق. أرسل الاستثناء إلى المعتمد المناسب مع الفاتورة، وأمر الشراء، وسبب توقفه عن إرفاقه، حتى يقرروا في مكان واحد بدلاً من مطاردة رسائل البريد الإلكتروني.
6. ترحيل وجدولة الدفع. عند الموافقة، قم بإنشاء قيد دفتر اليومية بالترميز الصحيح ودفع قائمة الانتظار لتاريخ الاستحقاق. سجل من وافق ماذا ومتى.

قم ببنائها بحيث يكون الفشل عاليا. إذا كان الاستخراج غير مؤكد أو فشلت المطابقة، فيجب أن تتوقف الفاتورة وتنتظر شخصًا، ولا تنشر أبدًا تخمينًا بهدوء.

ما الذي يجب عليك قياسه بعد تشغيله؟

قم بقياس الأشياء التي تخبرك ما إذا كانت العملية أسرع وأرخص وما زالت صحيحة. تحمل بعض المقاييس معظم الإشارة.

• **معدل عدم اللمس:**حصة الفواتير التي تنتقل من الالتقاط إلى الترحيل دون تدخل يدوي. هذا هو الرقم الرئيسي لمقدار العمل الذي يزيله النظام فعليًا.
• **مدة الدورة:**المدة التي تستغرقها الفاتورة من الوصول إلى الإدخال المنشور. راقب المتوسط ​​وأسوأ الحالات، وليس المتوسط ​​فقط.
• **معدل الاستثناء وأسبابه:**عدد مرات توقف الفواتير ولماذا. تشير فئة الاستثناءات المتزايدة عادةً إلى قاعدة أو إعداد مورد يحتاج إلى إصلاح.
• **التكلفة لكل فاتورة:**إجمالي جهد المعالجة مقسومًا على الحجم، ويتم تتبعه بمرور الوقت.
• الدقة والتكرارات التي تم اكتشافها: تم العثور على أخطاء في النشر لاحقًا، وتم منع المدفوعات المكررة قبل خروجها.

اقرأ هذه معًا. إن معدل عدم اللمس المرتفع لا يعني الكثير في حالة تراجع الدقة، كما أن وقت الدورة السريع لا فائدة منه في حالة مرور التكرارات.

##الوجبات العملية

تعامل مع أتمتة AP باعتبارها خط أنابيب تقوم ببنائه مرحلة تلو الأخرى، وليس مفتاحًا واحدًا تقلبه. احصل على صندوق بريد وارد واحد نظيف، واقرأ الفواتير في بيانات منظمة، وقم بمطابقتها مع سجلاتك، ودع الإنسان يتعامل مع الاستثناءات التي تشير إليها القواعد. قم بتطبيق AI فقط على قراءة وتصنيف القواعد التي لا يمكن أن تعمل بشكل جيد، واحتفظ بالفحوصات الحتمية في كل مكان آخر. ثم راقب معدل عدم اللمس وأسباب الاستثناء، لأن هذين الرقمين يخبرانك بالمكان الذي سيعيش فيه التحسين التالي.