Πού πάει στραβά η αυτοματοποίηση: 6 μοτίβα αποτυχίας και πώς να τα σχεδιάσετε γύρω από αυτά

Τα περισσότερα έργα αυτοματισμού αποτυγχάνουν με προβλέψιμους τρόπους, όχι με τεχνικές εκπλήξεις. Επαναλαμβάνονται τα ίδια έξι μοτίβα: αυτοματοποίηση μιας σπασμένης διαδικασίας, παράβλεψη εξαιρέσεων, αποστολή χωρίς παρακολούθηση, κατασκευή εύθραυστων bots που σκουπίζουν την οθόνη, αντιμετώπιση του μοντέλου ως ολόκληρου του συστήματος και παράλειψη της ανθρώπινης παράδοσης. Καθένα έχει μια γνωστή επιδιόρθωση σχεδιασμού. Η σύντομη έκδοση είναι να αυτοματοποιήσετε μια διαδικασία που πραγματικά καταλαβαίνετε, να σχεδιάσετε για τις περιπτώσεις που δεν ταιριάζουν με την ευτυχισμένη διαδρομή, να παρακολουθήσετε το πράγμα στην παραγωγή και να αποφασίσετε εκ των προτέρων σε ποιον ανήκει όταν χαλάσει. Λάβετε σωστά αυτά τα τέσσερα πράγματα και οι περισσότερες από τις λειτουργίες αποτυχίας δεν εμφανίζονται ποτέ. Τα παρακάτω μοτίβα ονομάζουν το καθένα, εξηγούν πώς εμφανίζεται μόλις τα πραγματικά δεδομένα και οι πραγματικοί άνθρωποι συναντήσουν το σύστημα και δίνουν την επιδιόρθωση για εφαρμογή προτού γράψετε οποιονδήποτε κώδικα.

Γιατί τα έργα αυτοματισμού αποτυγχάνουν τόσο συχνά;

Συνήθως αποτυγχάνουν για οργανωτικούς λόγους, όχι για αλγοριθμικούς. Η τεχνολογία λειτουργεί σε επίδειξη, στη συνέχεια συναντά πραγματικά δεδομένα, πραγματικές εξαιρέσεις και πραγματικούς ανθρώπους που δεν συμφώνησαν ποτέ να αλλάξουν τον τρόπο λειτουργίας τους. Οι έρευνες του κλάδου διαπιστώνουν επανειλημμένα ότι οι περισσότερες πρωτοβουλίες αυτοματισμού και AI σταματούν πριν αποδώσουν διαρκή αξία και οι λόγοι είναι συνεπείς. Η διαδικασία δεν έγινε ποτέ καλά κατανοητή, κανείς δεν κατείχε το αποτέλεσμα ή το σύστημα δεν είχε τρόπο να αντιμετωπίσει τις εισροές που θα λάμβανε πραγματικά. Τα παρακάτω μοτίβα είναι τα συγκεκριμένα σχήματα που παίρνει η αποτυχία.

Ποια είναι τα έξι μοτίβα αποτυχίας και πώς σχεδιάζετε γύρω από το καθένα;

1. Αυτοματοποίηση μιας κατεστραμμένης διαδικασίας. Η επιτάχυνση μιας κακής διαδικασίας απλώς παράγει άσχημα αποτελέσματα πιο γρήγορα και τώρα είναι πιο δύσκολο να τα δει κανείς επειδή τα κάνει ένα μηχάνημα. Η επιδιόρθωση είναι να αντιστοιχίσετε και να διορθώσετε τη διαδικασία πριν την κωδικοποιήσετε. Καταργήστε το περιττό βήμα έγκρισης, διορθώστε την καταχώριση δεδομένων που προκαλεί επανεπεξεργασία κατάντη και, στη συνέχεια, αυτοματοποιήστε ό,τι απομένει. Ο οδηγός μας business process automation περιγράφει αυτό το έργο με τη σωστή σειρά.

2. Χειρισμός χωρίς εξαίρεση. Οι ομάδες χτίζουν για την ευτυχισμένη διαδρομή γιατί αυτό έδειξε η επίδειξη. Στην παραγωγή, ένας προμηθευτής στέλνει ένα PDF σε νέα μορφή, ένα πεδίο είναι κενό, ένα API λήγει και ολόκληρη η εκτέλεση σταματά ή, χειρότερα, επεξεργάζεται το λάθος πράγμα σιωπηλά. Σχεδιασμός για εξαιρέσεις από την αρχή. Αποφασίστε για κάθε βήμα τι συμβαίνει όταν η είσοδος είναι εσφαλμένη, λείπει ή είναι διφορούμενη: δοκιμάστε ξανά, δρομολογήστε ένα άτομο ή σταματήστε δυνατά. Ένα σύστημα που γνωρίζει πότε δεν ξέρει αξίζει περισσότερο από ένα που είναι βεβαίως λάθος.

3. Χωρίς παρακολούθηση ή παρατηρησιμότητα. Ένας αυτοματισμός που κανείς δεν παρακολουθεί είναι μια υποχρέωση που περιμένει να βγει στην επιφάνεια. Μπορεί να παρασυρθεί, να αποτύχει μερικώς ή να σταματήσει αθόρυβα και να το μάθετε από έναν πελάτη και όχι από έναν πίνακα ελέγχου. Τοποθετήστε το σε όργανα πριν το στείλετε. Καταγράψτε κάθε εκτέλεση, παρακολουθήστε τα ποσοστά επιτυχίας και εξαίρεσης, ειδοποιήστε όταν οι όγκοι ή τα ποσοστά σφάλματος κινούνται εκτός των κανονικών ορίων και διατηρήστε μια διαδρομή ελέγχου για το τι αποφάσισε το σύστημα και γιατί. Εάν δεν μπορείτε να δείτε τι έκανε, δεν μπορείτε να το εμπιστευτείτε.

4. Εύθραυστο RPA πάνω από ένα εύθραυστο περιβάλλον χρήστη. Η ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών που κάνει κλικ στις οθόνες διακόπτει τη στιγμή που ένας προμηθευτής μετακινεί ένα κουμπί ή αλλάζει μια διάταξη σελίδας. Είναι γρήγορο στην κατασκευή και ακριβό στη συντήρηση. Προτιμήστε το πιο σταθερό διαθέσιμο σημείο ενοποίησης: ένα πραγματικό API, μια βάση δεδομένων ή μια τροφοδοσία αρχείων, με αυτή τη σειρά. Διατηρήστε την αυτοματοποίηση σε επίπεδο οθόνης για συστήματα που πραγματικά δεν προσφέρουν άλλη πρόσβαση και αντιμετωπίστε αυτά τα ρομπότ ως το μέρος που πιθανότατα χρειάζεται συντήρηση.

5. Αντιμετώπιση του μοντέλου ως ολόκληρου του συστήματος. Ένα ικανό μοντέλο είναι ένα συστατικό, όχι μια λύση. Η καλωδίωση ενός μοντέλου γλώσσας απευθείας σε έναν χρήστη χωρίς επικύρωση, χωρίς προστατευτικά κιγκλιδώματα και χωρίς εναλλακτικό σύστημα παράγει ένα σύστημα που είναι εντυπωσιακό έως ότου είναι λάθος με τρόπο που σας κοστίζει. Τυλίξτε το μοντέλο σε υδραυλικά. Επικυρώστε τα αποτελέσματά του, περιορίστε τι μπορεί να ενεργήσει, καταγράψτε τις αποφάσεις του και καθορίστε τι συμβαίνει όταν η εμπιστοσύνη είναι χαμηλή. Αυτός είναι ένας από τους κύριους λόγους για τους οποίους τα πολλά υποσχόμενα πρωτότυπα παύουν, ένα θέμα που καλύπτουμε σε πιλότους AI που δεν φτάνουν ποτέ στην παραγωγή.

6. Όχι ανθρώπινη παράδοση. Η πλήρης αυτονομία είναι η λάθος προεπιλογή για οτιδήποτε επακόλουθο. Εάν δεν υπάρχει σαφής διαδρομή για ένα άτομο για να επανεξετάσει τα edge case, να διορθώσει λάθη και να αναλάβει όταν το σύστημα είναι αβέβαιο, η πρώτη δύσκολη υπόθεση γίνεται κρίση. Σχεδιάστε σκόπιμα την παράδοση. Αποφασίστε ποιες αποφάσεις χρειάζονται έναν άνθρωπο στο βρόχο, κάντε ορατή την ουρά των περιπτώσεων που έχουν επισημανθεί και βεβαιωθείτε ότι η παράδοση σε ένα άτομο είναι κανονικός τρόπος λειτουργίας και όχι έκτακτης ανάγκης.

Πώς καταλαβαίνετε εάν ένας αυτοματισμός έχει σχεδιαστεί πολύ πριν τον κατασκευάσετε;

Πριν από τη δέσμευση, εκτελέστε το σχέδιο μέσα από μια σύντομη λίστα ελέγχου. Οι απαντήσεις αποκαλύπτουν τα περισσότερα από τα παραπάνω μοτίβα νωρίς, όταν είναι ακόμα φθηνό να διορθωθούν.

Ερώτηση που πρέπει να κάνω	Αδύναμη απάντηση	Δυνατή απάντηση
Καταλαβαίνουμε την τρέχουσα διαδικασία;	«Θα το καταλάβουμε καθώς αυτοματοποιούμε».	Μια χαρτογραφημένη διαδικασία με γνωστούς τόμους και εξαιρέσεις.
Τι γίνεται με τις περιπτώσεις που δεν ταιριάζουν;	«Χειρίζεται την τυπική υπόθεση».	Καθορισμένη δρομολόγηση για επαναλήψεις, εξαιρέσεις και διφορούμενες εισόδους.
Πώς θα ξέρουμε ότι λειτουργεί;	«Κάποιος θα προσέξει αν σπάσει».	Καταγραφή, μετρήσεις, ειδοποιήσεις και μια διαδρομή ελέγχου σε ισχύ.
Με τι ενσωματώνεται;	"Κάνει κλικ μέσω της διεπαφής ιστού."	Μια σταθερή API, βάση δεδομένων ή τροφοδοσία αρχείων όπου είναι δυνατόν.
Σε ποιον ανήκει όταν είναι λάθος;	«Τρέχει μόνο του».	Ένας επώνυμος ιδιοκτήτης και ένας εργαζόμενος ανθρώπινος δρόμος παράδοσης.

Η απάντηση σε αυτές τις ερωτήσεις πριν γραφτεί έστω και μία γραμμή κώδικα είναι το στάδιο ελέγχου της εργασίας μας στην αυτοματοποίηση διαδικασιών.

Το πρακτικό takeaway

Τα μοτίβα αποτυχίας είναι προβλέψιμα, επομένως και οι ερωτήσεις σχεδιασμού είναι επίσης. Πριν αυτοματοποιήσετε οτιδήποτε, βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε τη διαδικασία, έχετε προγραμματίσει τις εισόδους που δεν θα συμπεριφέρονται, μπορείτε να δείτε τι κάνει το σύστημα μόλις εκτελεστεί και ξέρετε ποιος παρεμβαίνει όταν κάνει κάτι λάθος. Οι περισσότερες αποτυχίες αυτοματισμού είναι απλώς ένα από αυτά τα ερωτήματα που μένουν αναπάντητα μέχρι να απαντήσει η παραγωγή για εσάς.