Πώς να αυτοματοποιήσετε τις επιστροφές VAT στην Κύπρο χωρίς να αλλάξετε το λογιστικό σας σύστημα

Για να αυτοματοποιήσετε την προετοιμασία επιστροφής του VAT στην Κύπρο χωρίς να αντικαταστήσετε το λογιστικό σας σύστημα, προσθέτετε ένα επίπεδο αυτοματισμού πάνω από τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε. Η εργασία χωρίζεται σε τρεις εργασίες: καταγράψτε κάθε πώληση και αγορά με τις λεπτομέρειες VAT, εναρμονίστε αυτά τα δεδομένα με το καθολικό σας, ώστε τίποτα να μη χαθεί ή να μετρηθεί διπλά και προετοιμάστε τα στοιχεία στα πλαίσια που αναμένει το Τμήμα Φορολογίας. Το λογιστικό λογισμικό σας παραμένει το σύστημα καταγραφής. Ο αυτοματισμός διαβάζει από αυτό, το ελέγχει και συναρμολογεί τη δήλωση, ενώ ένα άτομο εξετάζει και υποβάλλει μέσω της πύλης Tax For All. Αυτό διατηρεί τον τριμηνιαίο κύκλο VAT γρήγορο και συνεπή χωρίς μετεγκατάσταση και αφήνει την τελική απόφαση κατάθεσης μαζί σας.

Τι περιλαμβάνει στην πραγματικότητα η αυτοματοποίηση μιας επιστροφής VAT στην Κύπρο;

Κύπρος Οι δηλώσεις VAT υποβάλλονται ανά τρίμηνο και υποβάλλονται ηλεκτρονικά μέσω της πύλης Tax For All, με πληρωμή μέχρι τη δέκατη ημέρα του δεύτερου μήνα μετά τη λήξη της περιόδου. Ο κανονικός συντελεστής είναι 19%, με μειωμένους συντελεστές 9% και 5% για συγκεκριμένα αγαθά και υπηρεσίες.

Ο αυτοματισμός δεν αλλάζει τίποτα από αυτά. Αλλάζει τη δουλειά πίσω από αυτό. Το αργό μέρος μιας επιστροφής VAT είναι σπάνια η υποβολή. Συγκεντρώνει κάθε τιμολόγιο και απόδειξη, ταξινομεί το VAT σε κάθε ένα, αντιστοιχίζει με τη δραστηριότητα της τράπεζας και συμβιβάζει το σύνολο προτού κάποιος εμπιστευτεί τον αριθμό. Αυτή η προετοιμασία είναι όπου κρύβονται οι διαρροές χρόνου και τα μικρά λάθη. Είναι επίσης το μέρος που χειρίζεται καλά ένα μηχάνημα, επειδή είναι επαναλαμβανόμενο και βασίζεται σε κανόνες.

Γιατί να αυτοματοποιήσετε το λογιστικό σας σύστημα αντί να το αντικαταστήσετε;

Επειδή η μετεγκατάσταση είναι το ακριβό, επικίνδυνο μέρος και σας αγοράζει πολύ λίγα ειδικά για το VAT. Το βιβλίο σας, το λογιστικό σας σχέδιο και τα ιστορικά σας αρχεία βρίσκονται ήδη στο τρέχον εργαλείο σας. Το να το ξεχωρίσεις για να κυνηγήσεις μια δυνατότητα VAT σημαίνει εκ νέου εκπαίδευση της ομάδας σου, επανεισαγωγή δεδομένων ετών και αποδοχή ενός παραθύρου όπου τα πράγματα σπάνε.

Ένα επίπεδο αυτοματισμού τα αποφεύγει όλα αυτά. Συνδέεται με το υπάρχον λογισμικό σας μέσω της εξαγωγής του ή του API, διαβάζει ό,τι υπάρχει ήδη και κάνει την προετοιμασία μαζί του. Εάν αποφασίσετε ότι δεν είναι για εσάς, το απενεργοποιείτε και τίποτα στα βιβλία σας δεν έχει μετακινηθεί. Προσθέτετε μια δυνατότητα, δεν στοιχηματίζετε τους λογαριασμούς σε μια νέα πλατφόρμα.

Πώς αυτοματοποιείτε την προετοιμασία επιστροφής του VAT σε τρία βήματα;

Το έργο έχει το ίδιο σχήμα από όποιο λογισμικό τρέχετε από κάτω.

1. Λήψη. Τραβήξτε αυτόματα κάθε τιμολόγιο πώλησης, τιμολόγιο αγοράς και απόδειξη σε ένα μέρος, ανεξάρτητα από τη μορφή στην οποία φτάνουν. Ένα μοντέλο διαβάζει κάθε έγγραφο και εξάγει τα πεδία που καθορίζουν τη μεταχείριση VAT: το καθαρό ποσό, την τιμή που εφαρμόζεται, τον προμηθευτή ή τον πελάτη και την ημερομηνία. Οι σαρώσεις και οι φωτογραφίες του τηλεφώνου διαβάζονται με τον ίδιο τρόπο όπως τα καθαρά PDF, επομένως τίποτα δεν περιμένει στο συρτάρι μέχρι το τέλος του τριμήνου.
2. Συμφωνία. Αντιστοιχίστε τα καταγεγραμμένα έγγραφα με το καθολικό σας και τη ροή της τράπεζάς σας. Οι επιταγές είναι αυτές που κάνει ένας προσεκτικός λογιστής με το χέρι: το VAT σε κάθε τιμολόγιο ταιριάζει με την τιμή που θα έπρεπε να έχει, είναι οτιδήποτε αναρτήθηκε δύο φορές, εάν ένας γνωστός προμηθευτής λείπει ένα τιμολόγιο που περιμένατε, συμφωνούν τα σύνολα με τα μετρητά που μετακινήθηκαν. Οτιδήποτε δεν συμβιβάζεται επισημαίνεται με το πρωτότυπο έγγραφο δίπλα του, δεν εξομαλύνεται σιωπηλά.
3. Προετοιμαστείτε. Αντιστοιχίστε τα εναρμονισμένα στοιχεία στα πλαίσια της επιστροφής VAT Κύπρου: έξοδος VAT στις πωλήσεις, εισαγάγετε VAT στις αγορές, την καθαρή θέση και τυχόν εγγραφές αντιστροφής χρέωσης ή εξαγορών στην ΕΕ. Το αποτέλεσμα είναι μια πρόχειρη δήλωση που ένα άτομο μπορεί να διαβάσει, να ελέγξει με βάση την πηγή και στη συνέχεια να υποβάλει μέσω του Tax For All. Το σύστημα προετοιμάζει τον αριθμό. Δεν πατάει το κουμπί για εσάς.

Τι παραμένει ανθρώπινη δουλειά;

Η κρίση και η κατάθεση. Ο αυτοματισμός είναι σίγουρος για την πλειονότητα των συναλλαγών ρουτίνας και ειλικρινής για τις υπόλοιπες. Το κόστος μικτής χρήσης, η άγνωστη διασυνοριακή προμήθεια, το τιμολόγιο με VAT που φαίνεται λάθος: αυτά είναι ακριβώς τα σημεία όπου το μάτι ενός λογιστή κερδίζει τη δέσμευσή του και ένα καλό σύστημα τα βγάζει στην επιφάνεια αντί να τα μαντεύει. Η τελική αναθεώρηση και η υποβολή παραμένουν με το άτομο που είναι υπόλογο για την επιστροφή. Αυτός δεν είναι περιορισμός για να απολογηθείς. Είναι ο σωστός καταμερισμός της εργασίας και είναι αυτό που σας κρατά σε συμμόρφωση όταν το Τμήμα Φορολογίας ρωτά πώς επιτεύχθηκε ένας αριθμός.

Αυτό το μοτίβο, λήψη, εναρμόνιση και μετά προετοιμασία, είναι ένα παράδειγμα αυτοματοποίησης επιχειρησιακής διαδικασίας που εφαρμόζεται σε μια μεμονωμένη επαναλαμβανόμενη εργασία. Δημιουργήσαμε ένα εργαλείο ακριβώς σε αυτό το σχήμα για την τήρηση βιβλίων και την εργασία VAT, Pileform, το οποίο είναι η απόδειξη ότι η προσέγγιση αντέχει στην παραγωγή και όχι σε μια διαφάνεια. Αν θέλετε το ίδιο μοτίβο δομημένο γύρω από το δικό σας λογιστικό σύστημα, αυτό καλύπτει η εργασία μας στην αυτοματοποίηση διαδικασιών.

Το πρακτικό takeaway

Δεν χρειάζεστε νέο λογιστικό σύστημα για να αυτοματοποιήσετε τις επιστροφές VAT στην Κύπρο. Χρειάζεστε ένα επίπεδο που διαβάζει από αυτό που έχετε, το συμβιβάζει χωρίς δράματα και σας δίνει μια επιστροφή που μπορείτε να ελέγξετε και να υποβάλετε. Ξεκινήστε με ένα τέταρτο και μια οντότητα, αποδείξτε ότι τα προετοιμασμένα στοιχεία ταιριάζουν με αυτό που θα είχατε δημιουργήσει με το χέρι και επεκτείνετε μόνο όταν το αποτέλεσμα είναι κάτι που μπορείτε ήδη να μετρήσετε.