Πώς να αυτοματοποιήσετε την επεξεργασία τιμολογίων με το AI

Η επεξεργασία τιμολογίων είναι το είδος της εργασίας που φαίνεται μικρή και έχει πολλά. Κάθε έγγραφο είναι απλό. Ο όγκος, η ποικιλία και το κόστος ενός μόνο λάθους είναι αυτά που το κάνουν βαρύ. Είναι επίσης μια από τις πιο σαφείς νίκες για την αυτοματοποίηση, επειδή η εργασία είναι επαναλαμβανόμενη, σε σχήμα κανόνα και είναι εύκολο να μετρηθεί πριν και μετά.

Το πρόβλημα, δηλώθηκε ξεκάθαρα

Τα τιμολόγια φτάνουν σε κάθε σχήμα. Ένα καθαρό PDF από έναν προμηθευτή, μια φωτογραφία τηλεφώνου από έναν άλλο, μια σαρωμένη σελίδα θαμμένη σε ένα νήμα email από έναν τρίτο. Ένα άτομο ανοίγει το καθένα, διαβάζει τον προμηθευτή, την ημερομηνία, τα στοιχεία γραμμής και το σύνολο και μετά τα πληκτρολογεί σε ένα λογιστικό σύστημα. Κάθε βήμα είναι μια ευκαιρία να πληκτρολογήσετε λάθος έναν αριθμό, να χάσετε ένα αντίγραφο ή να χάσετε μια ώρα σε ένα έγγραφο που ήταν απλά δύσκολο να διαβαστεί.

Τι κάνει ένας αγωγός τιμολογίων;

Ένας σύγχρονος αγωγός αντικαθιστά την πληκτρολόγηση, όχι την κρίση. Λειτουργεί σταδιακά.

• Λήψη. Τα έγγραφα ανασύρονται αυτόματα από ένα κοινόχρηστο φάκελο εισερχομένων, ανεξάρτητα από τη μορφή στην οποία φτάνουν.
• Εξαγωγή. Το μοντέλο διαβάζει κάθε τιμολόγιο και τραβά τα πεδία που έχουν σημασία: προμηθευτής, αριθμός τιμολογίου, ημερομηνία, στοιχεία γραμμής, φόρος και σύνολο. Χειρίζεται σαρώσεις και φωτογραφίες, όχι μόνο καθαρά PDF.
• Επικύρωση. Τα εξαγόμενα δεδομένα ελέγχονται σε σχέση με κανόνες και υπάρχουσες εγγραφές. Το σύνολο ταιριάζει με τα στοιχεία γραμμής; Είναι αυτό ένα αντίγραφο ενός τιμολογίου ήδη αναρτημένο; Είναι γνωστός ο προμηθευτής και τα τραπεζικά στοιχεία αμετάβλητα;
• Διαδρομή. Τα καθαρά τιμολόγια ρέουν κατευθείαν στο λογιστικό σας σύστημα. Οτιδήποτε αβέβαιο επισημαίνεται για έλεγχο από ένα άτομο, με το πρωτότυπο έγγραφο δίπλα στα δεδομένα που έχουν εξαχθεί.

Γιατί έχει σημασία το βήμα αναθεώρησης;

Ο στόχος δεν είναι η απομάκρυνση ανθρώπων. Είναι να ξοδέψουν την προσοχή τους εκεί που μετράει. Ένα καλό σύστημα έχει αυτοπεποίθηση για την εύκολη πλειοψηφία και ειλικρινές για τα υπόλοιπα. Οι εξαιρέσεις, η μουτζουρωμένη σάρωση ή ο άγνωστος προμηθευτής, είναι ακριβώς εκεί που αξίζει ένα ανθρώπινο μάτι. Η ξεκάθαρη εμφάνιση τους είναι πολύ πιο πολύτιμη από το να προσποιείται ότι το μηχάνημα έχει πάντα δίκιο και είναι η διαφορά μεταξύ του αυτοματισμού που εμπιστεύονται οι άνθρωποι και του αυτοματισμού που εργάζονται αθόρυβα.

Πόσο ακριβές είναι και πού σπάει;

Η ακρίβεια είναι ο λάθος αριθμός που πρέπει να κυνηγήσετε. Αυτό που έχει σημασία είναι πώς συμπεριφέρεται το σύστημα όταν δεν είναι σίγουρο. Ένας καλά κατασκευασμένος αγωγός προσδίδει ένα επίπεδο εμπιστοσύνης σε κάθε πεδίο και κάθε έγγραφο και, στη συνέχεια, ορίζει ένα όριο: πάνω από αυτό, ανάρτηση αυτόματα. κάτω από αυτό, στείλτε σε ένα άτομο. Συντονίστε αυτό το όριο και ανταλλάξετε την προσπάθεια με τον κίνδυνο, σκόπιμα, αντί να ελπίζετε.

Τα μέρη που σπάει είναι προβλέψιμα, γι' αυτό και είναι διαχειρίσιμα. Ένας προμηθευτής που επανασχεδιάζει τη διάταξη των τιμολογίων του. Νέος φορολογικός κανόνας. Ένα σχεδόν αντίγραφο που είναι πραγματικά μια δεύτερη χρέωση. Ένας σχεδιασμός που τα περιμένει αυτά, αντί να υποθέτει ότι κάθε τιμολόγιο μοιάζει με το τελευταίο, είναι αυτό που διαχωρίζει έναν αγωγό που διαρκεί από ένα demo που λειτούργησε μια φορά. Εάν η εργασία τιμολογίου είναι μία από τις πολλές εργασίες που καλύπτουν την εβδομάδα της ομάδας σας, αξίζει να ελέγξετε ποια άλλα σημάδια δείχνουν μια ευρύτερη ευκαιρία.

Διατηρεί τα αρχεία σας έτοιμα για έλεγχο;

Ναι, και αυτό είναι μέρος της ουσίας. Επειδή κάθε έγγραφο διέρχεται από τα ίδια βήματα, η διοχέτευση μπορεί να κρατήσει αρχείο για το τι διάβασε, τι αποφάσισε και ποιος εξέτασε τις εξαιρέσεις. Αυτό το ίχνος είναι χρήσιμο την ημέρα που ένας ελεγκτής ή ένας προμηθευτής αμφισβητεί έναν αριθμό, και είναι η ίδια πειθαρχία τεκμηρίωσης και καταγραφής που αναμένει όλο και περισσότερο η υπεύθυνη ανάπτυξη του AI. Ο αυτοματισμός που γίνεται σωστά σας αφήνει πιο καθαρά αρχεία από τη χειροκίνητη διαδικασία που αντικατέστησε, όχι πιο σκοτεινά.

Τι επιστρέφει;

Έγινε καλά, η αυτοματοποίηση τιμολογίων επιστρέφει ώρες κάθε εβδομάδα, αφαιρεί μια κατηγορία σφαλμάτων που μπορούν να αποφευχθούν και παράγει μια καθαρή καταγραφή του τι υποβλήθηκε σε επεξεργασία και γιατί. Οι αριθμοί φτάνουν στα βιβλία σας πιο γρήγορα και οι άνθρωποι που τα ξαναπληκτρολογούσαν προχωρούν σε μια εργασία που χρειάζεται μυαλό. Αυτό είναι το σχήμα των περισσότερων εργασιών αυτοματοποίησης διαδικασιών: αναλάβετε μια εργασία μεγάλου όγκου, χαμηλής κρίσης και αφήστε τους ανθρώπους να την επιβλέπουν αντί να την εκτελούν.

Από πού να ξεκινήσετε

Δεν χρειάζεται να αυτοματοποιήσετε τα πάντα ταυτόχρονα. Επιλέξτε τον προμηθευτή σας με τον υψηλότερο όγκο ή τα πιο ακατάστατα εισερχόμενά σας, αποδείξτε τη διοχέτευση εκεί και αναπτύξτε το από ένα αποτέλεσμα που μπορείτε ήδη να μετρήσετε. Εάν θέλετε βοήθεια για την εύρεση του σωστού πρώτου στόχου, πείτε μας πώς φαίνεται η ροή του τιμολογίου σας.