Das Automatisierungsaudit: So finden Sie die 20 % der Arbeit, die 80 % der Verschwendung ausmachen

Ein Automatisierungsaudit ist eine kurze, strukturierte Überprüfung, die die kleinen Aufgabenbereiche ermittelt, bei denen sich die Automatisierung am meisten auszahlt. Die Methode ist einfach. Listen Sie die repetitive Arbeit Ihres Teams auf und bewerten Sie dann jede Aufgabe anhand von drei Dingen: Wie oft passiert sie (Umfang), wie sehr frustriert sie die Leute oder verursacht Fehler (Schmerz) und wie klar folgt sie festen Regeln (Regelklarheit). Wenn Sie diese drei multiplizieren oder in eine Rangfolge bringen, gelangen eine Handvoll Aufgaben an die Spitze. Das sind deine ersten Siege. Die meisten Teams stellen fest, dass ein Fünftel ihrer Aufgaben den Großteil der verschwendeten Stunden ausmacht, sodass Sie nicht alles kartieren müssen. Sie müssen diesen fünften Punkt finden, beweisen, dass die Automatisierung bei der einfachsten Aufgabe mit der höchsten Punktzahl funktioniert, und von einem Ergebnis ausgehen, das Sie bereits messen können. Das Audit ist der billige Teil. Wenn man es ehrlich macht, verhindert es, dass man das Falsche kostspielig automatisiert.

Was ist ein Prozessautomatisierungsaudit?

Bei einem Prozessautomatisierungsaudit handelt es sich um eine gezielte Überprüfung der tatsächlichen Arbeitsabläufe, mit dem Ziel herauszufinden, welche Aufgaben es wert sind, automatisiert zu werden, und welche nicht. Es bildet wiederkehrende Aktivitäten ab, bewertet jede Aufgabe nach Umfang, Schmerz und Regelbindung und erstellt eine kurze, geordnete Auswahlliste der ersten Kandidaten. Es handelt sich um eine Diagnose vor der Behandlung, nicht um eine Werkzeugentscheidung.

Der Punkt ist Zurückhaltung. Die Automatisierung ist mit Einrichtungskosten verbunden, daher ist es Geldverschwendung, sie nur dünn auf alles zu verteilen. Bei einem Audit wird dieser Aufwand auf die Aufgaben konzentriert, bei denen er sich am meisten auszahlt, also in der Regel auf eine überraschend kleine Gruppe.

Wie führen Sie ein Automatisierungsaudit Schritt für Schritt durch?

Sie können den ersten Durchgang in einer Woche durchführen, ohne etwas zu kaufen. Die Schritte:

Listen Sie die Arbeit auf. Setzen Sie sich mit jedem Team zusammen und schreiben Sie die wiederkehrenden Aufgaben, die sie erledigen, im Klartext auf. Jeweils eine Zeile: „Lieferantenrechnungen mit Bestellungen abgleichen“, „Formulareinsendungen in CRM kopieren“, „Montagbericht zusammenstellen“. Konzentrieren Sie sich auf Aufgaben, nicht auf ganze Abteilungen.
Fügen Sie grobe Zahlen hinzu. Notieren Sie sich für jede Aufgabe, wie oft sie auftritt und wie lange sie ungefähr dauert. Sie benötigen keine Time-and-Motion-Studie. Eine ehrliche Schätzung der Person, die die Arbeit ausführt, reicht in dieser Phase aus.
Bewerten Sie jede Aufgabe. Bewerten Sie Lautstärke, Schmerz und Regelklarheit (der Bewertungsansatz ist unten aufgeführt). Dadurch wird aus einer langen Liste eine Rangliste.
Sortieren und oben lesen. Die höchsten Punktzahlen erzielen Ihre Kandidaten. Suchen Sie nach häufigen und lästigen Aufgaben und befolgen Sie klare Regeln. Diese drei zusammen signalisieren einen klaren Automatisierungssieg.
Überprüfen Sie die Vernunft der Top 5. Fragen Sie bei jedem, was schief gehen könnte, wenn er unbeaufsichtigt ausgeführt wird, welche Daten er benötigt und wem die Ausnahmen gehören. Ein Highscore mit chaotischen Eingaben ist noch nicht fertig.
Wählen Sie eine aus und beweisen Sie sie. Wählen Sie die einfachste Aufgabe mit der höchsten Punktzahl, automatisieren Sie diese allein und messen Sie die Zeit, die sie zurückgibt, bevor Sie die nächste anfassen.

Wenn Sie dies lieber nicht intern ausführen möchten, erzählen Sie uns das Problem und wir werden es mit Ihnen abbilden.

Wie bewerten Sie Aufgaben nach Umfang, Aufwand und Regelklarheit?

Bewerten Sie jede Aufgabe auf drei Achsen von 1 bis 5 und multiplizieren Sie sie dann, um eine einzelne Prioritätszahl zu erhalten. Multiplizieren (statt Addieren) ist bewusst. Eine Aufgabe verdient nur dann eine Automatisierung, wenn alle drei vorhanden sind, und die Multiplikation bestraft eine schwache Punktzahl auf einer beliebigen Achse.

Achse	Was es misst	Punktzahl 1 (niedrig)	Punktzahl 5 (hoch)
Volumen	Wie oft wird die Aufgabe ausgeführt	Ein paar Mal im Monat	Viele Male am Tag
Schmerz	Fehlerquote, Verzögerung, Frustration	Leichte Verärgerung	Kostspielige Fehler, verpasste Fristen
Regelklarheit	Wie fest und explizit die Logik ist	Jedes Mal ein schweres Urteil	Jedes Mal die gleichen klaren Regeln

Priorität = Volumen x Schmerz x Regelklarheit, was eine Punktzahl zwischen 1 und 125 ergibt.

Eine Aufgabenbewertung von 5 x 5 x 5 (hohes Volumen, echte Schmerzen, klare Regeln) ist ein offensichtlicher erster Sieg. Eine Aufgabe, die sehr aufwändig und schmerzhaft ist, aber hinsichtlich der Regelklarheit mit 1 bewertet wird (sie erfordert jedes Mal ein menschliches Urteilsvermögen), passt nicht gut, und die Multiplikation verdeutlicht dies, anstatt es durch eine Bewertung mit hohem Umfang verdecken zu lassen. Das ist die Falle, die das Audit vermeiden soll: Es werden häufige und lästige Dinge automatisiert, bei denen es tatsächlich darauf ankommt, dass eine Person jedes Mal nachdenkt.

Warum sich auf 20 % der Arbeit konzentrieren?

Weil Abfall selten gleichmäßig verteilt wird. Bei den meisten Vorgängen nimmt eine kleine Anzahl von Aufgaben den größten Teil der vermeidbaren Stunden in Anspruch: das gleiche Formular, das hunderte Male abgetippt wird, derselbe Abgleichslauf jeden Morgen, derselbe Bericht, der jede Woche von Hand zusammengestellt wird. Dabei handelt es sich um ein hohes Volumen und sie sind an Regeln gebunden, und genau das bewältigt die Automatisierung gut.

Sich dem langen Schwanz einmaliger Aufgaben zu widmen kostet viel Mühe und bringt wenig Rendite und scheitert oft, weil seltene Aufgaben in der Regel sehr urteilsintensiv sind. Die Aufgabe des Audits besteht darin, Sie aus dieser Spur herauszuhalten. Verbringen Sie Ihr erstes Projekt mit einer Aufgabe ganz oben auf der Liste, versenden Sie sie, messen Sie die zurückerhaltenen Stunden und lassen Sie das Ergebnis die nächste finanzieren. Dies ist die Kerndisziplin hinter jedem Programm zur Geschäftsprozessautomatisierung: Reihenfolge nach Beweisen, nicht nach Begeisterung.

Der praktische Imbiss

Für den Beginn ist kein sechswöchiges Studium erforderlich. Listen Sie die wiederkehrenden Arbeiten auf, bewerten Sie jede Aufgabe nach Umfang, Aufwand und Regelklarheit, multiplizieren Sie die drei und lesen Sie den Anfang der Liste. Dann automatisieren Sie eine Aufgabe, messen Sie, was sie zurückgibt, und erweitern Sie von dort aus. Die Prüfung ist kostengünstig und die Bewertung ist absichtlich unverblümt. Seine einzige Aufgabe besteht darin, Sie davon abzuhalten, echtes Geld für die Automatisierung des falschen Fünftels der Arbeit auszugeben.