كيفية أتمتة معالجة الفواتير باستخدام AI

معالجة الفواتير هي نوع العمل الذي يبدو صغيرًا ويضيف الكثير. كل وثيقة بسيطة. الحجم والتنوع وتكلفة الخطأ الواحد هي ما يجعلها ثقيلة. كما أنها واحدة من أوضح المكاسب للأتمتة، لأن المهمة متكررة، وعلى شكل قاعدة، وسهلة القياس قبل وبعد.

المشكلة واضحة

الفواتير تصل في كل شكل. ملف PDF نظيف من أحد الموردين، وصورة هاتف من مورد آخر، وصفحة ممسوحة ضوئيًا مدفونة في سلسلة رسائل بريد إلكتروني من مورد ثالث. يفتح الشخص كل واحد منها، ويقرأ المورد، والتاريخ، والبنود، والإجمالي، ثم يكتبها في نظام محاسبي. كل خطوة هي فرصة للخطأ في كتابة رقم، أو تفويت نسخة مكررة، أو خسارة ساعة بسبب مستند كان من الصعب قراءته.

ما الذي يفعله مسار الفاتورة؟

يحل خط الأنابيب الحديث محل الكتابة وليس الحكم. يعمل على مراحل.

• التقاط. يتم سحب المستندات من صندوق الوارد أو المجلد المشترك تلقائيًا، مهما كان التنسيق الذي تصل إليه.
• استخراج. يقرأ النموذج كل فاتورة ويسحب الحقول المهمة: المورد، ورقم الفاتورة، والتاريخ، والبنود، والضريبة، والإجمالي. فهو يتعامل مع عمليات المسح والصور، وليس فقط ملفات PDF النظيفة.
• التحقق من الصحة. يتم فحص البيانات المستخرجة ومقارنتها بالقواعد والسجلات الموجودة. هل يتطابق الإجمالي مع العناصر؟ هل هذه نسخة مكررة من فاتورة تم نشرها بالفعل؟ هل المورد معروف وتفاصيل البنك لم تتغير؟
• الطريق. تتدفق الفواتير النظيفة مباشرة إلى نظام المحاسبة الخاص بك. يتم وضع علامة على أي شيء غير مؤكد ليقوم الشخص بمراجعته، مع المستند الأصلي بجانب البيانات المستخرجة.

ما أهمية خطوة المراجعة؟

الهدف ليس إزالة الناس. هو صرف انتباههم حيثما يهم. النظام الجيد واثق من الأغلبية السهلة وصادق فيما يتعلق بالباقي. الاستثناءات، مثل المسح الملطخ أو المورد غير المألوف، هي بالضبط المكان الذي تستحق فيه العين البشرية الحصول عليه. إن إظهارها بوضوح هو أكثر قيمة بكثير من التظاهر بأن الآلة على حق دائمًا، وهذا هو الفرق بين الأتمتة التي يثق بها الناس والأتمتة التي يعملون حولها بهدوء.

ما مدى دقتها وأين تنكسر؟

الدقة هي الرقم الفردي الخاطئ الذي يجب مطاردته. ما يهم هو كيف يتصرف النظام عندما يكون غير متأكد. يربط المسار المبني جيدًا مستوى ثقة بكل حقل وكل مستند، ثم يحدد عتبة: فوقه، يتم النشر تلقائيًا؛ أدناه، أرسل إلى شخص. إذا ضبطت هذه العتبة، فسوف تتاجر بجهدك في مواجهة المخاطر، عمدًا، بدلًا من الأمل.

الأماكن التي تنكسر فيها يمكن التنبؤ بها، ولهذا السبب يمكن التحكم فيها. المورد الذي يعيد تصميم تخطيط الفاتورة الخاصة به. قاعدة ضريبية جديدة. نسخة شبه مكررة تمثل في الواقع شحنة ثانية. إن التصميم الذي يتوقع هذه الأمور، بدلاً من التصميم الذي يفترض أن كل فاتورة تبدو وكأنها الأخيرة، هو ما يفصل خط الأنابيب الذي يستمر عن العرض التوضيحي الذي عمل مرة واحدة. إذا كان عمل الفاتورة أحد المهام العديدة التي تستهلك أسبوع فريقك، فمن الجدير التحقق من العلامات الأخرى التي تشير إلى فرصة أكبر.

هل يبقي سجلاتك جاهزة للتدقيق؟

نعم، وهذا جزء من النقطة. نظرًا لأن كل مستند يمر عبر نفس الخطوات، يمكن أن يحتفظ المسار بسجل لما قرأه، وما قرره، ومن قام بمراجعة الاستثناءات. يكون هذا المسار مفيدًا في اليوم الذي يعترض فيه المدقق أو المورد على أحد الأرقام، وهو نفس نظام التوثيق والتسجيل الذي يتوقعه النشر المسؤول لـ AI بشكل متزايد. إن تنفيذ الأتمتة بشكل جيد يترك لك سجلات أكثر نظافة من العملية اليدوية التي حلت محلها، وليس السجلات الأكثر غموضًا.

ماذا يعود؟

حسنًا، تعمل أتمتة الفواتير على توفير ساعات من العمل كل أسبوع، وتزيل فئة من الأخطاء التي يمكن تجنبها، وتنتج سجلاً نظيفًا لما تمت معالجته ولماذا. تصل الأرقام إلى كتبك بشكل أسرع، والأشخاص الذين اعتادوا إعادة كتابتها ينتقلون إلى العمل الذي يحتاج إلى عقل. هذا هو شكل معظم أعمال أتمتة العمليات: خذ مهمة كبيرة الحجم ومنخفضة الحكم واترك للأشخاص الإشراف عليها بدلاً من تنفيذها.

من أين نبدأ

لا تحتاج إلى أتمتة كل شيء مرة واحدة. اختر المورد الأكبر حجمًا أو البريد الوارد الأكثر فوضوية، وأثبت مسار التدفق هناك، وتوسع من نتيجة يمكنك قياسها بالفعل. إذا كنت تريد المساعدة في العثور على الهدف الأول المناسب، أخبرنا كيف يبدو تدفق فاتورتك.