Cómo es una evaluación de preparación del AI (y el informe que debes exigir)

Una evaluación de preparación de AI es una auditoría breve y estructurada que le indica si AI puede dar resultados en su negocio, dónde y a qué costo, antes de comprometerse a desarrollar algo. Uno bueno analiza cuatro cosas: el estado de sus datos, la forma de sus procesos diarios, una lista corta de casos de uso concretos clasificados por valor y esfuerzo, y un plan con costos para uno o dos que vale la pena hacer primero. Suele durar de dos a cuatro semanas. El resultado final no es una estrategia llena de ambición. Es un documento sobre el que puede actuar: qué construir, por qué vale la pena, cuánto costará construirlo y ejecutarlo, y cómo sabrá que funcionó. Si el informe no puede convertirse en una decisión, la evaluación no ha hecho su trabajo.

¿Qué cubre realmente una evaluación de preparación de AI?

Cubre la brecha entre dónde se encuentra y dónde podría llevarlo un sistema AI en funcionamiento. Cuatro áreas, en orden.

Primero, datos. ¿Dónde vive, quién es el propietario, está lo suficientemente limpio para usarlo y se le permite usarlo de la manera que desea? La mayoría de los proyectos AI se estancan aquí, por lo que esto es lo primero.

En segundo lugar, procesos. El evaluador mapea cómo se mueve el trabajo en su negocio hoy en día: los pasos manuales, las transferencias, los lugares en los que la gente vuelve a escribir las mismas cifras o atiende a otra persona. Aquí es donde se esconden las oportunidades realistas.

En tercer lugar, una lista corta de casos de uso. Cada candidato recibe una puntuación según el valor que crearía frente al esfuerzo de construirlo y ejecutarlo. La mayoría de las ideas deberían dejarse de lado. El punto es encontrar uno o dos con la mejor proporción.

Cuarto, el plan costeado. Los mejores candidatos obtienen una estimación de construcción, un costo de funcionamiento y una declaración clara del resultado que están comprando.

¿Cómo funciona una evaluación de preparación, paso a paso?

Los buenos siguen un camino predecible. Deberías poder ver cada paso que sucede.

1. Conversación sobre el alcance. Describes los problemas que te molestan. El evaluador escucha más de lo que lanza. El resultado es una lista acordada de áreas a examinar.
2. Revisión de datos. Examinan los sistemas y registros detrás de esas áreas: calidad, acceso, propiedad y cualquier restricción legal de uso.
3. Mapeo de procesos. Se sientan con las personas que realizan el trabajo, o observan los pasos directamente, para ver cómo se ejecuta realmente una tarea en lugar de cómo dice el organigrama que se ejecuta.
4. Generación y puntuación de casos de uso. Los candidatos se anotan y clasifican según su valor en función del esfuerzo, por lo que la lista corta es defendible y no una cuestión de gustos.
5. Costo y planificación. Los dos primeros obtienen un costo de construcción, un costo de funcionamiento y un criterio de éxito mensurable.
6. Informe y tutorial. Obtienes el documento escrito y una sesión para cuestionarlo. Si no puedes hacerle agujeros, es que no estaba lo suficientemente detallado.

¿Qué debe contener un buen informe de evaluación de la preparación?

Ésta es la parte con la que hay que ser estricto. Un informe sobre el que puede actuar contiene todo lo siguiente.

Sección	Qué debe responder	Por qué es importante
Hallazgos de datos	¿Sus datos son aptos para su uso y qué es lo que hay que arreglar primero?	Decide si algo se puede construir
Mapa de procesos	¿Cómo se desarrolla hoy el trabajo objetivo?	Muestra dónde se pierden realmente el tiempo y el dinero
Lista corta de casos de uso	¿Qué dos o tres ideas valen la pena, clasificadas?	Le impide financiar algo incorrecto
Plan costeado	Costo de construcción, costo de funcionamiento y cronograma para la mejor elección	Convierte la ambición en una decisión
Medida de éxito	¿Cómo sabrás que funcionó?	Hace que el resultado sea comprobable, no una cuestión de opinión
Riesgos y limitaciones	¿Qué podría detener esto, incluidos los límites legales y de datos? Sale a la superficie los bloqueadores temprano, en voz alta

Si un informe omite los costos, menciona los gastos corrientes o enumera diez ideas interesantes sin clasificarlas, retroceda. Una lista corta de todo es una lista corta de nada.

¿Qué deberías exigir antes de firmar algo?

Exige un número y una medida. Para el caso de uso que recomienda el evaluador, primero pregunte cuánto cuesta construirlo, cuánto cuesta ejecutarlo durante un año y la métrica única que le indicará que funcionó. Si no pueden darte los tres, el trabajo no está terminado.

Exija honestidad sobre los datos. Un evaluador confiable a veces le dirá que la respuesta aún no es AI, porque los datos necesitan limpieza o el proceso necesita arreglarse primero. Esa es una señal de que están mirando su negocio en lugar de venderle un proyecto.

Exigir que la estrategia y la construcción convivan en el mismo lugar. Una evaluación escrita por personas que nunca tendrán que enviar el sistema tiende a caer en lo cómodo y lo vago. Cuando el equipo que analiza el trabajo es también el equipo que podría construirlo, el plan permanece basado en lo que realmente es posible. Esta es una de las razones por las que AI consultoría en Chipre combina cada vez más la auditoría con la capacidad de cumplir, en lugar de entregar una baraja y marcharse.

La conclusión práctica

Vale la pena pagar por una evaluación de preparación cuando termina con una decisión en lugar de una discusión. Antes de encargar uno, acuerde el entregable por escrito: un plan con costos para uno o dos casos de uso clasificados, con una medida de éxito que podrá verificar más adelante. Si un proveedor sólo promete un documento de estrategia, usted está comprando un consejo. Si se comprometen a dar un primer paso cuantificable y con un costo, estarás comprando un punto de partida sobre el que realmente puedes construir. Cuando tenga un problema que sospeche que AI podría resolver, cuéntenos el problema y le diremos, claramente, si una evaluación es el siguiente paso correcto; las evaluaciones de preparación son el primer paso de nuestros propios compromisos de consultoría AI.