Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών: ένας απλός οδηγός για ηγέτες επιχειρήσεων

Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών (BPA) είναι η χρήση τεχνολογίας για την εκτέλεση μιας επαναλαμβανόμενης επιχειρηματικής διαδικασίας από την αρχή μέχρι το τέλος με ελάχιστη ή καθόλου χειροκίνητη προσπάθεια. Καλύπτει ολόκληρη τη ροή, όχι μία εργασία: άφιξη δεδομένων, μετακίνηση μεταξύ συστημάτων, έλεγχος και ενεργοποίηση του επόμενου βήματος. Ο στόχος είναι να αφαιρεθούν οι αργές, επιρρεπείς σε σφάλματα μεταβιβάσεις όπου η εργασία περιμένει από ένα άτομο να αντιγράψει, να δρομολογήσει ή να εγκρίνει κάτι. Το BPA αποδίδει τα περισσότερα σε διεργασίες μεγάλου όγκου, βασισμένες σε κανόνες που καλύπτουν πολλά συστήματα, όπως διαχείριση τιμολογίων, εισαγωγή παραγγελιών, επιβίβαση εργαζομένων ή αναφορά συμμόρφωσης. Το σωστό εργαλείο εξαρτάται από το βήμα: μια ενοποίηση API όταν τα συστήματα μπορούν να συνομιλούν απευθείας μεταξύ τους, ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών (RPA) όταν δεν μπορούν και AI όταν ένα βήμα χρειάζεται να διαβάσει ή να κρίνει μη δομημένη είσοδο. Οι περισσότερες πραγματικές διαδικασίες χρησιμοποιούν ένα μείγμα. Ο τρόπος για να ξεκινήσετε είναι να χαρτογραφήσετε μια επώδυνη διαδικασία, να τη διορθώσετε σωστά και να επεκτείνετε το αποτέλεσμα που μπορείτε να μετρήσετε.

Τι είναι η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών και πώς διαφέρει από μια μεμονωμένη εργασία;

Μια εργασία είναι μία ενέργεια: στείλτε ένα email, δημιουργήστε ένα PDF. Μια διαδικασία είναι μια αλυσίδα εργασιών με αρχή και τέλος που παράγει ένα αποτέλεσμα για το οποίο ενδιαφέρεται η επιχείρηση, όπως ένα πληρωμένο τιμολόγιο ή ένας υπάλληλος που βρίσκεται στο πλοίο. Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών παίρνει ολόκληρη αυτήν την αλυσίδα και την εκτελεί με λογισμικό, συμπεριλαμβανομένων των σημείων όπου η εργασία περνά αυτήν τη στιγμή από ένα άτομο ή σύστημα σε άλλο.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία επειδή το κόστος στις περισσότερες λειτουργίες δεν είναι στις εργασίες. Είναι στην αναμονή και στις μεταβιβάσεις μεταξύ τους. Μια φόρμα βρίσκεται σε ένα φάκελο εισερχομένων μέχρι να το παρατηρήσει κάποιος. Ένας αριθμός πληκτρολογείται σε ένα σύστημα και μετά πληκτρολογείται ξανά σε ένα δεύτερο. Μια έγκριση σταματά επειδή ο υπεύθυνος έγκρισης είναι σε άδεια και κανείς δεν έχει δημιουργήσει αντίγραφο ασφαλείας. Η αυτοματοποίηση μιας μεμονωμένης εργασίας επιταχύνει ένα βήμα που μόλις και μετά βίας προσέξατε. Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας αφαιρεί τα κενά όπου οι ώρες και οι μέρες εξαφανίζονται αθόρυβα.

Πού αποδίδει πραγματικά η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών;

Δεν αξίζει κάθε διαδικασία να αυτοματοποιηθεί και το να κυνηγήσουμε τη λάθος είναι πώς τα προγράμματα αυτοματισμού κερδίζουν τη κακή τους φήμη. Οι υποψήφιοι που επιστρέφουν τα περισσότερα μοιράζονται μερικά χαρακτηριστικά.

• Υψηλή ένταση. Η ίδια διαδικασία εκτελείται εκατοντάδες ή χιλιάδες φορές. Οι μικρές οικονομίες ανά τρέξιμο προστίθενται σε πραγματικό χρόνο.
• Βάσει κανόνων. Οι αποφάσεις ακολουθούν τη λογική που μπορείτε να γράψετε, ακόμα κι αν υπάρχουν πολλοί κανόνες.
• Επεκτείνεται σε πολλαπλά συστήματα. Η εργασία αυτή τη στιγμή γεφυρώνει ένα χάσμα μεταξύ εργαλείων που δεν μιλούν μεταξύ τους, συνήθως με ένα άτομο που κάνει την αντιγραφή.
• Σταθερό. Η διαδικασία δεν αλλάζει σχήμα κάθε μήνα. Η αυτοματοποίηση ενός κινούμενου στόχου κοστίζει περισσότερο από ό,τι επιστρέφει.
• Δαπανηρή όταν είναι λάθος. Ένα μεμονωμένο σφάλμα είναι ακριβό να εντοπιστεί και να διορθωθεί, επομένως αξίζει να πληρώσετε για τη συνέπεια.

Τα οικονομικά, οι λειτουργίες, το ανθρώπινο δυναμικό και η εξυπηρέτηση πελατών τείνουν να έχουν τα καλύτερα παραδείγματα: πληρωτέοι λογαριασμοί, επεξεργασία παραγγελιών, ενσωμάτωση, δρομολόγηση εισιτηρίων και ρυθμιστικές αναφορές. Εάν μια διεργασία είναι χαμηλού όγκου, έχει μεγάλη μεταβλητότητα ή αλλάζει συνεχώς, αφήστε την μόνη της προς το παρόν. Το θέμα δεν είναι να αυτοματοποιούνται τα πάντα. Είναι για να αυτοματοποιηθούν οι λίγες διαδικασίες όπου τα μαθηματικά είναι προφανή.

Ποιο εργαλείο ταιριάζει σε κάθε βήμα: Ενσωμάτωση API, RPA ή AI;

Οι περισσότερες διαδικασίες δεν επιλύονται από μία τεχνολογία. Επιλύονται επιλέγοντας το σωστό εργαλείο για κάθε βήμα. Τα τρία που θα προσεγγίζετε πιο συχνά είναι η άμεση ενσωμάτωση API, η ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών και το AI.

Εργαλείο	Τι κάνει	Χρησιμοποιήστε το όταν	Προσέξτε για
Ενσωμάτωση API	Συνδέει συστήματα απευθείας, ώστε τα δεδομένα να μετακινούνται μεταξύ τους μέσω προγραμματισμού	Και τα δύο συστήματα προσφέρουν ένα API και τα δεδομένα είναι δομημένα	Χρειάζεται εκ των προτέρων δουλειά προγραμματιστή. Η πιο καθαρή και αξιόπιστη επιλογή μακροπρόθεσμα
RPA	Λογισμικό που μιμείται ένα άτομο που κάνει κλικ σε μια οθόνη	Ένα σύστημα δεν έχει API και δεν μπορεί να αλλάξει (παλαιού ή τρίτου μέρους)	Εύθραυστος. Σπάει όταν αλλάζει η διάταξη της οθόνης. Αντιμετωπίστε ως γέφυρα, όχι ως θεμέλιο
AI	Διαβάζει, ταξινομεί ή εξάγει νόημα από μη δομημένη είσοδο	Ένα βήμα χρειάζεται για την ερμηνεία ενός εγγράφου, email, εικόνας ή ελεύθερου κειμένου	Χρειάζεται μια διαδρομή αναθεώρησης για περιπτώσεις χαμηλής εμπιστοσύνης. Μην το αφήσεις ποτέ να αποφασίσει σιωπηλά

Η ειλικρινής σειρά προτίμησης είναι πρώτα API, AI όπου εμπλέκεται κρίση ή μη δομημένη είσοδος και RPA μόνο όταν τα άλλα δύο δεν είναι διαθέσιμα. Το RPA είναι πραγματικά χρήσιμο για τη γεφύρωση παλαιών συστημάτων που δεν μπορείτε να αγγίξετε, αλλά βρίσκεται πάνω από μια διεπαφή που δεν προοριζόταν ποτέ να αυτοματοποιηθεί, επομένως χρειάζεται συντήρηση. Μια τυπική διαδικασία τιμολογίου δείχνει ότι και τα τρία συνεργάζονται: το AI διαβάζει το έγγραφο, ένα API δημοσιεύει το καθαρό αποτέλεσμα στο λογιστικό σύστημα και ένα άτομο εξετάζει μόνο τις περιπτώσεις για τις οποίες το μοντέλο δεν ήταν σίγουρο.

Πώς ξεκινάτε την αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών χωρίς διετές πρόγραμμα;

Ξεκινάς μικρά, επίτηδες, με μια διαδικασία που μπορείς να ολοκληρώσεις.

1. Διαλέξτε μία διαδικασία. Επιλέξτε αυτή που απογοητεύει περισσότερο την ομάδα σας ή που εκτελείται πιο συχνά. Ένα, όχι πέντε.
2. Χαρτογραφήστε το όπως είναι πραγματικά. Καταγράψτε κάθε βήμα, κάθε μεταβίβαση και κάθε μέρος που περιμένει η εργασία. Χαρτογραφήστε την πραγματική ροή, όχι την επίσημη. Η τριβή είναι συνήθως στα κενά που κανείς δεν τεκμηριώνει.
3. Βρείτε το σημείο συμφόρησης. Το μεγαλύτερο μέρος της καθυστέρησης βρίσκεται σε λίγα βήματα. Η αυτοματοποίηση αυτών είναι όπου ζει η πρόωρη επιστροφή.
4. Επιλέξτε το εργαλείο ανά βήμα. API, RPA ή AI, χρησιμοποιώντας τον παραπάνω πίνακα. Κρατήστε έναν άνθρωπο σε επαφή όπου κι αν ένα βήμα περιλαμβάνει κρίση.
5. Στείλτε το και μετρήστε το. Βάλτε το στην παραγωγή σε ένα στενό κομμάτι, συγκρίνετε πριν και μετά εγκαίρως, κόστος ή ποσοστό σφάλματος και, στη συνέχεια, αναπτύξτε το από ένα αποτέλεσμα που μπορείτε ήδη να δείτε.

Εάν θέλετε έναν δομημένο τρόπο για να βρείτε αυτήν την πρώτη διαδικασία, ο έλεγχος αυτοματισμού περιγράφει πώς να βαθμολογήσετε τους υποψηφίους πριν από τη δέσμευση. Όταν είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε, αυτοματισμός διεργασιών είναι το μέρος της δουλειάς μας που μετατρέπει μια χαρτογραφημένη διαδικασία σε σύστημα παραγωγής.

Το πρακτικό takeaway

Η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών δεν είναι μια πλατφόρμα που αγοράζετε. Είναι μια πειθαρχία: χαρτογραφήστε μια πραγματική διαδικασία, βρείτε πού περιμένει, διορθώστε αυτά τα βήματα με το εργαλείο που ταιριάζει και αποδείξτε το αποτέλεσμα πριν προχωρήσετε στην επόμενη. Αντισταθείτε στην επιθυμία να αυτοματοποιήσετε τα πάντα ταυτόχρονα. Τα προγράμματα που λειτουργούν είναι μια αλυσίδα από μικρές, μετρημένες νίκες, που το καθένα κερδίζει το δικαίωμα να κάνει το επόμενο.