أتمتة العمليات التجارية: دليل عادي لقادة العمليات

أتمتة عمليات الأعمال (BPA) هي استخدام التكنولوجيا لتشغيل عملية أعمال قابلة للتكرار من البداية إلى النهاية بجهد يدوي قليل أو بدون جهد يدوي. فهو يغطي التدفق بأكمله، وليس مهمة واحدة: وصول البيانات، والانتقال بين الأنظمة، والتحقق منها، وبدء الخطوة التالية. الهدف هو إزالة عمليات التسليم البطيئة والمعرضة للأخطاء حيث ينتظر العمل من شخص ما أن يقوم بنسخ شيء ما أو توجيهه أو الموافقة عليه. تؤتي BPA ثمارها بشكل أكبر في العمليات ذات الحجم الكبير والقائمة على القواعد والتي تشمل العديد من الأنظمة، مثل معالجة الفواتير أو إدخال الطلبات أو إعداد الموظفين أو إعداد تقارير الامتثال. تعتمد الأداة الصحيحة على الخطوة: تكامل API عندما تتمكن الأنظمة من التحدث مع بعضها البعض مباشرة، وأتمتة العمليات الآلية (RPA) عندما لا تستطيع ذلك، وAI عندما تحتاج الخطوة إلى قراءة المدخلات غير المنظمة أو الحكم عليها. تستخدم معظم العمليات الحقيقية مزيجًا. طريقة البدء هي رسم خريطة لعملية مؤلمة واحدة، وإصلاحها بشكل صحيح، والتوسع في النتيجة التي يمكنك قياسها.

ما هي أتمتة العمليات التجارية، وكيف تختلف عن مهمة واحدة؟

المهمة هي إجراء واحد: إرسال بريد إلكتروني، وإنشاء ملف PDF. العملية عبارة عن سلسلة من المهام ذات بداية ونهاية تؤدي إلى نتيجة تهتم بها الشركة، مثل فاتورة مدفوعة أو موظف مدمج. تأخذ أتمتة العمليات التجارية تلك السلسلة بأكملها وتديرها باستخدام البرامج، بما في ذلك النقاط التي ينتقل فيها العمل حاليًا من شخص أو نظام إلى آخر.

وهذا التمييز مهم لأن التكلفة في معظم العمليات ليست في المهام. إنه في الانتظار وعمليات التسليم بينهما. يوجد نموذج في البريد الوارد حتى يلاحظه شخص ما. تتم كتابة الرقم في نظام واحد، ثم تتم إعادة كتابته في نظام آخر. تتوقف الموافقة لأن المعتمد في إجازة ولم يقوم أحد بإعداد نسخة احتياطية. تؤدي أتمتة مهمة واحدة إلى تسريع خطوة بالكاد لاحظتها. تؤدي أتمتة العملية إلى إزالة الفجوات حيث تختفي الساعات والأيام بهدوء.

أين تؤتي أتمتة العمليات التجارية ثمارها فعليًا؟

ليست كل عملية تستحق التشغيل الآلي، ومطاردة العملية الخاطئة هي السبب وراء اكتساب برامج التشغيل الآلي لسمعتها السيئة. المرشحون الذين يعودون أكثر يتشاركون في بعض السمات.

• حجم كبير. تتم نفس العملية مئات أو آلاف المرات. تضيف المدخرات الصغيرة لكل عملية تشغيل ما يصل إلى الوقت الفعلي.
• مستندة إلى القواعد. تتبع القرارات المنطق الذي يمكنك تدوينه، حتى لو كان هناك العديد من القواعد.
• يشمل أنظمة متعددة. يعمل العمل حاليًا على سد الفجوة بين الأدوات التي لا تتحدث مع بعضها البعض، وعادةً ما يقوم شخص بالنسخ.
• مستقرة. العملية لا يتغير شكلها كل شهر. إن أتمتة هدف متحرك تكلف أكثر مما تعود عليه.
• يكون الخطأ مكلفًا. يكون اكتشاف خطأ واحد وإصلاحه مكلفًا، لذا فإن الاتساق يستحق الدفع مقابله.

تميل الشؤون المالية والعمليات والموارد البشرية وخدمة العملاء إلى الاحتفاظ بأفضل الأمثلة: الحسابات الدائنة، ومعالجة الطلبات، والتأهيل، وتوجيه التذاكر، والتقارير التنظيمية. إذا كانت العملية ذات حجم منخفض، أو شديدة التغير، أو تتغير باستمرار، فاتركها بمفردها في الوقت الحالي. النقطة المهمة ليست أتمتة كل شيء. إنه لأتمتة العمليات القليلة التي تكون فيها الرياضيات واضحة.

ما الأداة التي تناسب كل خطوة: تكامل API أم RPA أم AI؟

لا يتم حل معظم العمليات بواسطة تقنية واحدة. ويتم حلها عن طريق اختيار الأداة المناسبة لكل خطوة. الثلاثة التي ستصل إليها في أغلب الأحيان هي التكامل المباشر مع API، وأتمتة العمليات الآلية، وAI.

أداة	ماذا يفعل	استخدمه عند	احذر
تكامل API	يربط الأنظمة مباشرة بحيث تنتقل البيانات فيما بينها برمجيا	يقدم كلا النظامين API ويتم تنظيم البيانات	يحتاج إلى عمل المطور مقدمًا. الخيار الأنظف والأكثر موثوقية على المدى الطويل
تقنية RPA	برنامج يحاكي قيام الشخص بالنقر فوق الشاشة	لا يحتوي النظام على API ولا يمكن تغييره (قديم أو طرف ثالث)	هش. ينكسر عندما يتغير تخطيط الشاشة. تعامل كجسر وليس أساسًا
AI	يقرأ المعنى أو يصنفه أو يستخرجه من المدخلات غير المنظمة	تحتاج الخطوة إلى تفسير مستند أو بريد إلكتروني أو صورة أو نص مجاني	يحتاج إلى مسار مراجعة لحالات الثقة المنخفضة. لا تدعها تقرر بصمت أبدًا

الترتيب الصادق للتفضيل هو API أولاً، وAI حيث يتعلق الأمر بالحكم أو المدخلات غير المنظمة، وRPA فقط عندما لا يتوفر الاثنان الآخران. يعد RPA مفيدًا حقًا في سد الأنظمة القديمة التي لا يمكنك لمسها، ولكنه يقع فوق واجهة لم يكن من المفترض أن تكون آلية على الإطلاق، لذا فهي بحاجة إلى الصيانة. تُظهر عملية الفاتورة النموذجية أن الثلاثة يعملون معًا: يقرأ AI المستند، ويرسل API النتيجة النظيفة إلى نظام المحاسبة، ويراجع الشخص فقط الحالات التي لم يكن النموذج متأكدًا منها.

كيف تبدأ أتمتة العمليات التجارية بدون برنامج مدته سنتان؟

تبدأ صغيرًا، عمدًا، بعملية واحدة يمكنك إنهاءها.

1. اختر عملية واحدة. اختر العملية التي تحبط فريقك أكثر أو التي تشغله كثيرًا. واحد وليس خمسة.
2. قم برسم خريطة لها كما هي بالفعل. اكتب كل خطوة، وكل عملية تسليم، وكل مكان ينتظره العمل. رسم خريطة للتدفق الفعلي، وليس الرسمي. ويكون الاحتكاك عادة في الفجوات التي لم يوثقها أحد.
3. ابحث عن عنق الزجاجة. معظم التأخير يكمن في بضع خطوات. أتمتة تلك هي المكان الذي تعيش فيه العودة المبكرة.
4. اختر الأداة لكل خطوة. API، أو RPA، أو AI، باستخدام الجدول أعلاه. أبقِ الإنسان على اطلاع أينما كانت الخطوة التي تنطوي على إصدار أحكام.
5. قم بشحنه وقياسه. ضعه في مرحلة الإنتاج على شريحة ضيقة، وقارن قبل وبعد الوقت أو التكلفة أو معدل الخطأ، ثم قم بالتوسيع من نتيجة يمكنك رؤيتها بالفعل.

إذا كنت تريد طريقة منظمة للعثور على تلك العملية الأولى، فإن تدقيق الأتمتة يستعرض كيفية تسجيل المرشحين قبل الالتزام. عندما تكون جاهزًا للبناء، فإن أتمتة العملية هي جزء من عملنا الذي يحول العملية المعينة إلى نظام قيد الإنتاج.

##الوجبات العملية

أتمتة العمليات التجارية ليست منصة تشتريها. إنه نظام: قم بتخطيط عملية حقيقية واحدة، والعثور على مكان انتظارها، وإصلاح تلك الخطوات باستخدام الأداة المناسبة، وإثبات النتيجة قبل الانتقال إلى العملية التالية. قاوم الرغبة في أتمتة كل شيء مرة واحدة. إن البرامج التي تنجح هي عبارة عن سلسلة من المكاسب الصغيرة والمدروسة، كل منها له الحق في القيام بالبرنامج التالي.